Με τον όρο βάση δεδομένων (Database) εννοούμε ένα ολοκληρωμένο σύστημα που αποτελείται από δεδομένα (Data) και από το κατάλληλο λογισμικό (Software), τα οποία χρησιμοποιώντας το υλικό (Hardware) βοηθούν στην ενημέρωση και πληροφόρηση των χρηστών (Users). Οι εφαρμογές που διαχειρίζονται μια Βάση Δεδομένων ονομάζονται «Συστήματα Διαχείρισης Βάσεων Δεδομένων» (DBMS, Database Management Systems). Με την βοήθεια ενός τέτοιου συστήματος, όπως είναι η εφαρμογή mbData, μπορούμε να προσθέσουμε, να τροποποιήσουμε, να διαγράψουμε και να εμφανίσουμε τα αποθηκευμένα δεδομένα.
Οι βάσεις δεδομένων από πλευράς τόπου αποθήκευσης διακρίνονται σε:
Τοπικές (Local): Τα δεδομένα της βάσης αποθηκεύονται είτε στο ίδιο μηχάνημα στο οποίο εκτελείται η εφαρμογή είτε σε κάποιον server στο τοπικό δίκτυο (LAN Local Area Network).
Απομακρυσμένες (Remote): Σ’ αυτή την περίπτωση τα δεδομένα της βάσης αποθηκεύονται σε χώρο που βρίσκεται μακριά από την θέση που βρίσκονται οι σταθμοί εργασίας, όπου εκτελείται η εφαρμογή. Σ' αυτού του τύπου τις εγκαταστάσεις η επικοινωνία των σταθμών εργασίας με τη βάση δεδομένων γίνεται μέσω εκτεταμένου δικτύου (WAN Wide Area Network).
Η Εφαρμογή mbData μπορεί να εκτελεστεί και με τους δύο τρόπους.
Τα δεδομένα που είναι καταχωρημένα στις βάσεις δεδομένων θα πρέπει κατ’ ελάχιστον να καλύπτουν τις παρακάτω απαιτήσεις:
Να είναι Ολοκληρωμένα (Intergraded): Tα δεδομένα πρέπει να είναι αποθηκευμένα σε ομοιόμορφα οργανωμένα σύνολα πινάκων όπου δεν πρέπει να υπάρχει επανάληψη (Repetition) ή πλεονασμός (Redundancy) των ίδιων στοιχείων.
Διαμοιραζόμενα (Shared): Nα μπορούν δηλαδή περισσότεροι του ενός χρήστες να βλέπουν και να μοιράζονται τα ίδια δεδομένα την ίδια χρονική στιγμή, χωρίς να υπάρχει κίνδυνος επικάλυψης των ίδιων δεδομένων αν τροποποιηθούν ταυτόχρονα τα στοιχεία της ίδιας εγγραφής από διαφορετικούς χρήστες. Αυτό επιτυγχάνεται με τα κατάλληλα κλειδώματα (Locks) των εγγραφών πριν από την τροποποίηση τους.
Η εφαρμογή mbData καλύπτει πλήρως και τις δύο προηγούμενες απαιτήσεις.
Η έννοια της βάσης δεδομένων στην εφαρμογή mbData:
Στην εφαρμογή mbData η Καθολική βάση δεδομένων (Global Database) αποτελείται από μικρότερες βάσεις, οι οποίες περιλαμβάνουν τα δεδομένα κάθε εταιρίας. Στη βάση δεδομένων της κάθε εταιρίας υπάρχουν κάποιοι πίνακες οι οποίοι είναι κοινοί (Common tables per company) και κάποιοι πίνακες που ενημερώνονται με τις ετήσιες κινήσεις (Year depended tables per company). Συνεπώς για κάθε εταιρία έχουμε τους Κοινούς πίνακες, όπως Πελάτες, Προμηθευτές, Στοιχεία τιμοκαταλόγου κ.α. και τους Ετήσιους πίνακες, όπως Αρχεία κινήσεων εμπορικών παραστατικών, Λογιστικές εγγραφές, Παραγγελίες κ.α. Πέραν των Εταιρικών βάσεων, υπάρχει και μια βάση μέσα στην Καθολική, η οποία περιέχει πίνακες που είναι κοινοί για όλες τις εταιρίες που παρακολουθεί η εφαρμογή. Η βάση αυτή ονομάζεται Βάση Συστήματος.
Παρακάτω αναλύονται οι τρόποι σύνδεσης και αποσύνδεσης με μια Βάση δεδομένων του συστήματος καθώς και άλλες δυνατότητες που δίνονται για πληροφόρηση σχετικά με την Βάση Δεδομένων της εφαρμογής:
