Για να στείλετε μια παραγγελία ή μια προσφορά με E-mail, θα πρέπει να την εμφανίσετε στην οθόνη. Οι τρόποι εμφάνισης μιας παραγγελίας ή μιας προσφοράς στην οθόνη είναι πολλοί:
Μέσω της καρτέλας παραγγελιών – προσφορών.
Πατώντας διπλό κλικ ή Enter σε αναλυτική γραμμή παραστατικού που έχει προέλθει από τιμολόγηση παραγγελίας ή προσφοράς.
Πατώντας Alt+O από οποιοδήποτε σημείο του προγράμματος.
Απ’ οποιοδήποτε σημείο της εφαρμογής δίνεται η δυνατότητα εμφάνισης παραγγελίας ή προσφοράς.
Αφού εμφανίσετε την παραγγελία ή την προσφορά στην οθόνη μπορείτε να καλέσετε την λειτουργία αποστολής με E-mail. Η κλήση της λειτουργίας γίνεται είτε πατώντας Alt+E είτε πατώντας το εικονίδιο είτε πατώντας δεξί κλικ και επιλέγοντας Αποστολή με E-mail. Αμέσως θα εμφανιστεί η παρακάτω οθόνη:
Οθόνη 1: Αποστολή παραγγελίας ή προσφοράς με E-mail
Για να στείλετε μια παραγγελία ή μια προσφορά με E-mail θα πρέπει να συμπληρώσετε τα παρακάτω στοιχεία:
Απαιτούμενα στοιχεία για την αποστολή παραγγελίας ή προσφοράς με E-mail
ΣΤΟΙΧΕΙΟ
ΕΠΕΞΗΓΗΣΗ
Αποστολέας
Στο πεδίο αυτό συμπληρώνεται αυτόματα από το σύστημα το E-mail του αποστολέα. Το πεδίο αυτό δεν μπορεί να τροποποιηθεί από τον χειριστή (Protected). Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πεδίο «Αποστολέας» δείτε την παράγραφο APP.USERS των παραμέτρων συστήματος.
Παραλήπτης
Στο πεδίο αυτό συμπληρώνεται το E-mail του παραλήπτη. Αν ο παραλήπτης είναι πελάτης, τότε το πεδίο εμφανίζεται συμπληρωμένο με το E-mail του πελάτη. Ο χειριστής μπορεί να τροποποιήσει το πεδίο του παραλήπτη και μπορεί να προσθέσει κι΄άλλους. Ο διαχωρισμός των E-mails των παραληπτών γίνεται με κόμμα (,).
Κοινοποίηση
Στο πεδίο κοινοποίηση συμπληρώστε προαιρετικά τα E-mail των παραληπτών στους οποίους θέλετε να κοινοποιηθεί το E-mail. Ο διαχωρισμός των E-mails των παραληπτών κοινοποίησης γίνεται με κόμμα (,).
Θέμα
Συμπληρώστε το θέμα του Email. Το πεδίο εμφανίζεται προσυμπληρωμένο με το είδος της παραγγελίας και τον αριθμό της.
Συνημμένα
Το πεδίο συνημμένα περιέχει την παραγγελία ή την προσφορά που αποστέλλεται σε ένα pdf αρχείο. Το πεδίο αυτό δεν μπορεί να τροποποιηθεί από τον χρήστη (protected).
Κείμενο E-mail (Body)
Το πεδίο έρχεται προσυμπληρωμένο με το κείμενο που φαίνεται στην οθόνη. Το κείμενο αυτό τροποποιείται ανάλογα με το είδος του παραλήπτη: Για πελάτες αναφέρει: …επικοινωνήστε με το τμήμα πωλήσεων ενώ για Προμηθευτές αναφέρει …επικοινωνήστε με το τμήμα προμηθειών. Το κείμενο αυτό μπορεί να τροποποιηθεί ή να αλλάξει τελείως από τους αποστολείς ώστε ο παραλήπτης του E-mail να λάβει το μήνυμα που επιθυμείτε.
Μετά την συμπλήρωση των παραπάνω στοιχείων πατήστε το κουμπί «Αποστολή» προκειμένου να αποσταλεί το E-mail με την παραγγελία ή την προσφορά. Σε περίπτωση αποτυχίας της αποστολής θα εμφανιστεί μήνυμα που θα περιγράφει την αιτία αποτυχίας.
είτε πατώντας δεξί κλικ και επιλέγοντας Αποστολή με E-mail. Αμέσως θα εμφανιστεί η παρακάτω οθόνη: 