Μαζική έκδοση ΤΠΥ - ΑΠΥ από αρχείο Excel

Εισαγωγή

Το πρόγραμμα αυτό απευθύνεται σε επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών, όπως τα Λογιστικά γραφεία Γυμναστήρια κ.λ.π, οι οποίες θέλουν να εκδίδουν τα παραστατικά προς τους πελάτες τους μαζικά σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Με τη διαδικασία αυτή μπορείτε να εκδίδετε μαζικά ΤΠΥ ή ΑΠΥ και προαιρετικά να τα διαβιβάζετε στην πλατφόρμα myData. Η εισαγωγή των στοιχείων γίνεται από αρχείο Excel το οποίο θα πρέπει να έχει την γραμμογράφηση που περιγράφεται αμέσως παρακάτω:

ΣΤΗΛΗ	ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΣΤΗΛΗΣ	ΑΠΑΙΤΕΙΤΑΙ
1	Κωδικός πελάτη Μπορεί να είναι ο κωδικός πελάτη του τρέχοντος ή άλλου συστήματος	Όχι
2	Επωνυμία πελάτη Πληροφοριακό πεδίο (δεν χρησιμοποιείται)	Όχι
3	Ημερομηνία έκδοσης ΤΠΥ ή ΑΠΥ Δεν μπορεί να είναι μεγαλύτερη από την τρέχουσα ημερομηνία ή εκτός χρήσης	Ναι
4	Καθαρή αξία ΤΠΥ ή ΑΠΥ	Ναι
5	Ποσό ΦΠΑ Πληροφοριακό στοιχείο (Δεν χρησιμοποιείται. Το ποσό ΦΠΑ υπολογίζεται αυτόματα από το σύστημα από την κατηγορία ΦΠΑ του πελάτη και το ποσοστό ΦΠΑ που ανήκει η υπηρεσία του κωδικού της στήλης 10)	Όχι
6	Ποσό παρακράτησης φόρου Ελέγχεται αν συμφωνεί με την καθαρή αξία επί το ποσοστό παρακράτησης που αντιστοιχεί στον κωδικό παρακράτησης myData (στήλη 7). Σε περίπτωση διαφωνίας προτείνεται να αντικατασταθεί με τη σωστή.	Ναι
7	Κωδικός myData παρακράτησης φόρου Ελέγχεται αν είναι υπαρκτός	Ναι
8	Αιτιολογία παρακράτησης φόρου Αν παραλειφθεί συμπληρώνεται με "ΠΑΡΑΚΡΑΤΗΣΗ ΦΟΡΟΥ xx%" όπου xx% το ποσοστό παρακρατούμενου φόρου που αντιστοιχεί στον κωδικό παρακρατούμενων φόρων myData (Στήλη 7)	Όχι
9	Είδος παραστατικού Αποδεκτές τιμές 1:ΤΠΥ και 2:ΑΠΥ.	Ναι
10	Κωδικός υπηρεσίας τιμοκαταλόγου Χρησιμοποιείται για άντληση της περιγραφής της υπηρεσίας και του συντελεστή ΦΠΑ Ελέγχεται αν ο κωδικός αντιστοιχεί σε στοιχείο του τιμοκαταλόγου που είναι χαρακτηρισμένο ως Υπηρεσία.	Ναι
11	Περιγραφή υπηρεσίας που θα αναφερθεί στο ΤΠΥ Αν παραλειφθεί παίρνει τιμή από την περιγραφή που αντιστοιχεί στον κωδικό της προηγούμενης στήλης	Όχι
12	ΑΦΜ πελάτη Κλειδί σύνδεσης με τον πίνακα πελατών της εφαρμογής. Αν ο πελάτης με αυτό το ΑΦΜ δεν βρεθεί κατά τον προέλεγχο των δεδομένων προτείνεται να παραλειφθεί η συγκεκριμένη γραμμή στο Excel ή να διακοπεί η διαδικασία.	Ναι
13	Μήνυμα 1 (Θα εμφανίζεται στην 1η γραμμή μηνυμάτων του παραστατικού)	Όχι
14	Μήνυμα 2 (Θα εμφανίζεται στην 2η γραμμή μηνυμάτων του παραστατικού)	Όχι
15	Μήνυμα 3 (Θα εμφανίζεται στην 3η γραμμή μηνυμάτων του παραστατικού)	Όχι

Tips

Όλες οι στήλες θα πρέπει να περιλαμβάνονται στο Excel εισόδου, ακόμα και αυτές που είναι προαιρετικές.

Η πρώτη γραμμή του αρχείου Excel είναι επικεφαλίδες και δεν λαμβάνεται υπόψη ως Data-Line.

Η κάθε γραμμή Excel αντιστοιχεί σ' ένα παραστατικό. Αν για παράδειγμα καταχωρήσετε δύο γραμμές με το ίδιο ΑΦΜ θα εκδοθούν δύο παραστατικά για τον ίδιο πελάτη χωρίς προειδοποιητικό μήνυμα.

Τρόπος χρήσης του προγράμματος

Επιλέξτε από το Menu: Batch -> Παραστατικά -> Μαζική έκδοση ΤΠΥ από αρχείο Excel

Αμέσως θα εμφανιστεί η παρακάτω οθόνη.

Οθόνη 1: Μαζική Μαζική έκδοση ΤΠΥ από αρχείο Excel

Excel file: Πληκτρολογήστε το πλήρες όνομα του αρχείου Excel που θα χρησιμοποιηθεί για την έκδοση των παραστατικών. Εναλλακτικά μπορείτε να πατήσετε το κουμπί [..] στα δεξιά του πεδίου και να επιλέξετε το επιθυμητό αρχείο μέσω του Windows Explorer. Την επόμενη φορά που θα ανοίξετε το πρόγραμμα θα εμφανιστεί το ίδιο όνομα αρχείου σ' αυτή τη θέση. Μπορείτε λοιπόν να χρησιμοποιείτε πάντα το ίδιο αρχείο Excel αλλάζοντας μόνο κάποιες παραμέτρους.

ΤΠΥ χωρίς παρακράτηση: Επιλέξτε στο πεδίο αυτό ένα παραστατικό τύπου ΤΠΥ, το οποίο στις προδιαγραφές του δεν περιλαμβάνει παρακρατούμενους φόρους.

ΤΠΥ με παρακράτηση: Επιλέξτε στο πεδίο αυτό ένα παραστατικό τύπου ΤΠΥ, το οποίο στις προδιαγραφές του περιλαμβάνει παρακρατούμενους φόρους.

Παραστατικό ΑΠΥ: Επιλέξτε στο πεδίο αυτό ένα παραστατικό τύπου ΑΠΥ. Αν δεν πρόκειται να εκδόσετε ΑΠΥ αφήστε το πεδίο αυτό κενό.

Να γίνει διαβίβαση myData: Αν τσεκάρετε αυτό το πεδίο τότε τα παραστατικά μετά την καταχώρηση τους θα διαβιβάζονται και στην πλατφόρμα myData και θα σημαίνονται με ΜΑΡΚ και QR-CODE. Αν δεν τσεκάρετε αυτήν την επιλογή μπορείτε να διαβιβάσετε αργότερα τα παραστατικά (ΤΠΥ ή ΑΠΥ) μέσω του προγράμματος Μαζική αποστολή παραστατικών εσόδων.

Αφού συμπληρώσετε τις παραπάνω παραμέτρους πατήστε το κουμπί [Ok] για να εκτελέσετε τη διαδικασία έκδοσης των παραστατικών. Μετά το πέρας της διαδικασίας εμφανίζεται πληροφοριακή κατάσταση με τα αποτελέσματα.