Οι λογιστικές εγγραφές που εισάγονται καθημερινά στα λογιστικά βιβλία της επιχείρησης καταχωρούνται σε προσωρινά αρχεία. Οι εγγραφές αυτές μπορούν εύκολα να τροποποιηθούν ή να διαγραφούν αρκεί ο χειριστής να έχει τα απαραίτητα δικαιώματα. Στη συνέχεια οι λογιστικές αυτές εγγραφές εκτυπώνονται με το πρόγραμμα Εκτύπωση προσωρινών εγγραφών και ελέγχονται από τον υπεύθυνο Λογιστηρίου της επιχείρησης. Αφού ολοκληρωθεί ο έλεγχος και γίνουν οι απαραίτητες διορθώσεις, οι εγγραφές οριστικοποιούνται και δεν επιδέχονται πλέον άλλες μεταβολές ή διαγραφές. Η οριστικοποίηση των εγγραφών αποτελεί ένα από τα βήματα ολοκλήρωσης κλεισίματος μιας λογιστικής περιόδου.
Προκειμένου να οριστικοποιήσετε τις λογιστικές εγγραφές μιας περιόδου επιλέξτε από το Βασικό menuBatch -> Εργασίες τέλους ημέρας -Ενημέρωση αρχείων. Αμέσως θα εμφανιστεί η παρακάτω οθόνη στην οποία μπορείτε να θέσετε τα κριτήρια εκτύπωσης:
Οθόνη 1: Ενημέρωση αρχείων
Κριτήρια ενημέρωσης αρχείων:
ΚΡΙΤΗΡΙΟ
ΕΠΕΞΗΓΗΣΗ ΚΡΙΤΗΡΙΟΥ
Περίοδος
Συμπληρώστε την περίοδο για την οποία θέλετε να κάνετε οριστικοποίηση λογιστικών εγγραφών. Η περίοδος θα πρέπει να αναφέρεται στην τρέχουσα χρήση (Έτος ημερομηνίας Login). Προτεινόμενη ημερομηνία "Από" είναι η επόμενη της τελευταίας ημερομηνίας ενημέρωσης αρχείων. Το πεδίο αυτό δεν μπορεί να τροποποιηθεί (Protected). Προτεινόμενη ημερομηνία "Έως" είναι ίδια με την ημερομηνία έναρξης περιόδου ενημέρωσης (Από).
Λήψη Backup
Σημειώστε (Check) αυτήν την ένδειξη προκειμένου να γίνει λήψη backup πριν από την έναρξη της ενημέρωσης αρχείων. Προτείνεται να αφήσετε τσεκαρισμένη την ένδειξη λήψης backup γιατί σε περίπτωση που δεν ολοκληρωθεί για κάποιο λόγο η ενημέρωση αρχείων, τότε στην επόμενη επανεκκίνηση του συστήματος θα γίνει αυτόματα επαναφορά αρχείων (Restore) και μπορείτε να επαναλάβετε την ενημέρωση των αρχείων ή να να την ακυρώσετε για αργότερα.
Tips
Για την εκτέλεση της διαδικασίας ενημέρωσης αρχείων απαιτείται αποκλειστική χρήση (Dedicated mode) της Βάσης δεδομένων. Δες Συνδέσεις δικτύου
Οι εγγραφές που οριστικοποιήθηκαν εμφανίζονται με ένδειξη Ok δίπλα από τον αριθμό εγγραφής στις αναλυτικές κινήσεις λογαριασμών.
Παρ' ότι η περίοδος ενημέρωσης έχει αρχή (Από) και τέλος (Έως) οριστικοποιούνται και όλες οι εγγραφές με ημερομηνία μικρότερη ή ίση από την ημερομηνία λήξης της περιόδου.
Αν κατά την ενημέρωση των αρχείων βρεθούν εγγραφές με λάθη, οι εγγραφές αυτές δεν οριστικοποιούνται, παραμένουν στα προσωρινά αρχεία και αιτία λάθους αναφέρεται σε κατάσταση λαθών που βγαίνει στο τέλος της διαδικασίας ενημέρωσης. Οι εγγραφές αυτές θα πρέπει να ελεγχθούν και να διορθωθούν ή να διαγραφούν. Σε περίπτωση διόρθωσης οι εγγραφές αυτές θα συμπεριληφθούν στην επόμενη ενημέρωση αρχείων.
