Πολλές φορές θα χρειαστεί να διαγράψετε κάποιο παραστατικό, το οποίο εκδώσατε με λάθος στοιχεία. Δεν είναι όμως πάντα εφικτή η διαγραφή ενός παραστατικού, οπότε θα πρέπει να ακολουθήσετε την διαδικασία της Ακύρωσης. Για να μπορέστε να ακυρώσετε ένα παραστατικό θα πρέπει να ισχύουν οι παρακάτω προϋποθέσεις:
Να έχετε δικαιώματα έκδοσης εμπορικών παραστατικών.
Το παραστατικό δεν θα πρέπει να έχει ακυρωθεί.
Δεν θα πρέπει να έχουν εκδοθεί Πιστωτικά ή Χρεωστικά Τιμολόγια που αναφέρονται σ’ αυτό το παραστατικό.
Αν ισχύουν όλες οι παραπάνω προϋποθέσεις τότε μπορεί να γίνει ακύρωση παραστατικού. Η ακύρωση ενός παραστατικού γίνεται με την έκδοση ενός νέου, το οποίο κάνει ακριβώς τις ίδιες αλλά αντίθετες εγγραφές από το ακυρούμενο παραστατικό. Συνεπώς στις αναλυτικές καρτέλες αποθήκης και λογιστικής θα εμφανίζονται και τα δύο παραστατικά με αντίθετα όμως πρόσημα και λογιστικό αποτέλεσμα μηδέν. Η ακύρωση ενός εμπορικού παραστατικού μπορεί να γίνει ακολουθώντας την παρακάτω διαδικασία:
Επιλέξτε τον κωδικό του ακυρωτικού στοιχείου που θα εκδώσετε. Για κάθε βασικό παραστατικό θα πρέπει να υπάρχει και το αντίστοιχο ακυρωτικό. Ακολουθείστε τη διαδικασία: Αναζήτηση εμπορικού παραστατικού για να βρείτε τον κωδικό του ακυρωτικού στοιχείου.
Συμπληρώστε τον αριθμό του ακυρούμενου παραστατικού στο πεδίο «Πρωτογενές παραστατικό».
Ακολουθείστε την υπόλοιπη διαδικασία όπως περιγράφεται στην Έκδοση παραστατικών.
Μετά από επιτυχή ακύρωση ενός παραστατικού γίνονται επιπλέον και οι παρακάτω ενέργειες:
Αν το παραστατικό που ακυρώθηκε έχει συνδέσεις με άλλα παραστατικά διαγράφονται και απελευθερώνονται τα σχετικά παραστατικά.
Διαγράφονται όλες οι συνδέσεις με παραγγελίες – προσφορές που «τιμολογήθηκαν» με το παραστατικό που ακυρώθηκε.
Αν το παραστατικό που ακυρώθηκε είναι πιστωτικό εκπτωτικό ή χρεωστικό σημείωμα τότε διαγράφονται όλες οι λίστες σχετικών παραστατικών.
Αν το ακυρούμενο παραστατικό είχε διαβιβαστεί στην πλατφόρμα myData, τότε γίνεται αίτηση ακύρωσης στην ΑΑΔΕ. Αν η διαδικασία τελειώσει επιτυχώς τότε καταχωρείται το MARK που έχει επιστρέψει το myData στο ακυρωτικό στοιχείο που εκδόθηκε. Σε περίπτωση μη επιτυχούς επικοινωνίας κρατείται σημείωση, ώστε η αίτηση ακύρωσης να διαβιβαστεί αργότερα στην πλατφόρμα myData μαζί με άλλα παραστατικά, τα οποία επίσης δεν διαβιβάστηκαν για διάφορους λόγους. Για περισσότερες πληροφορίες δείτε την διαδικασία Μαζική Αποστολή παραστατικών myData.
