Αποστολή παραστατικού με E-Mail

Για να στείλετε ένα παραστατικό με E-mail, θα πρέπει να το εμφανίσετε στην οθόνη. Οι τρόποι εμφάνισης ενός εμπορικού παραστατικού στην οθόνη είναι πολλοί:

Mέσω της αναλυτικής κίνησης του λογαριασμού του πελάτη
Μέσω της καρτέλας παραστατικών
Μέσω της καρτέλας παραστατικών του πελάτη
Πατώντας Alt+T από οποιοδήποτε σημείο του προγράμματος (προϋποθέτει να γνωρίζετε τον κωδικό και τον αριθμό του παραστατικού).
Απ’ οποιοδήποτε σημείο της εφαρμογής δίνεται η δυνατότητα εμφάνισης του παραστατικού

Αφού εμφανίσετε το εμπορικό παραστατικό στην οθόνη μπορείτε να καλέσετε την λειτουργία αποστολής με E-mail. Η κλήση της λειτουργίας γίνεται είτε πατώντας Alt+E είτε πατώντας το εικονίδιο

είτε πατώντας δεξί κλικ και επιλέγοντας Αποστολή με E-mail. Αμέσως θα εμφανιστεί η παρακάτω οθόνη:

Οθόνη 1: Αποστολή παραστατικού με E-mail

Για να στείλετε το παραστατικό με ένα E-mail θα πρέπει να συμπληρώσετε τα παρακάτω στοιχεία.

Απαιτούμενα στοιχεία για την αποστολή παραστατικού με E-mail

ΣΤΟΙΧΕΙΟ	ΕΠΕΞΗΓΗΣΗ
Αποστολέας	Στο πεδίο αυτό συμπληρώνεται αυτόματα από το σύστημα το E-mail του αποστολέα. Το πεδίο αυτό δεν μπορεί να τροποποιηθεί από τον χειριστή (Protected). Για περισσότερες πληροφορίες για το πεδίο αυτό δείτε την παράγραφο APP.USERS των παραμέτρων συστήματος.
Παραλήπτης	Στο πεδίο αυτό συμπληρώνεται το E-mail του παραλήπτη. Αν ο παραλήπτης είναι πελάτης, τότε το πεδίο εμφανίζεται συμπληρωμένο με το E-mail του πελάτη. Ο χειριστής μπορεί να τροποποιήσει το πεδίο του παραλήπτη και μπορεί να προσθέσει κι αλλους. Ο διαχωρισμός των E-mails των παραληπτών γίνεται με κόμμα (,).
Κοινοποίηση	Στο πεδίο κοινοποίηση συμπληρώστε προαιρετικά τα E-mail των παραληπτών στους οποίους θέλετε να κοινοποιηθεί το E-mail. Ο διαχωρισμός των E-mails των παραληπτών κοινοποίησης γίνεται με κόμμα (,).
Θέμα	Συμπληρώστε το θέμα του Email. Το πεδίο εμφανίζεται προσυμπληρωμένο με τον τίτλο του παραστατικού που αποστέλλεται και τον αριθμό του.
Συνημμένα	Το πεδίο συνημμένα περιέχει το παραστατικό που αποστέλλεται σε ένα pdf αρχείο. Το πεδίο αυτό δεν μπορεί να τροποποιηθεί από τον χρήστη (protected).
Κείμενο E-mail (Body)	Το πεδίο έρχεται προσυμπληρωμένο με το κείμενο που φαίνεται στην οθόνη. Το κείμενο αυτό τροποποιείται ανάλογα με το είδος του παραλήπτη: Για πελάτες αναφέρει: …επικοινωνήστε με το τμήμα πωλήσεων ενώ για Προμηθευτές αναφέρει …επικοινωνήστε με το τμήμα προμηθειών. Το κείμενο αυτό μπορεί να τροποποιηθεί ή να αλλάξει τελείως από τους αποστολείς ώστε ο παραλήπτης του E-mail να λάβει το μήνυμα που επιθυμείτε.

Μετά την συμπλήρωση των παραπάνω στοιχείων πατήστε το κουμπί «Αποστολή» προκειμένου να αποσταλεί το E-mail με το παραστατικό στον παραλήπτη. Σε περίπτωση αποτυχίας της αποστολής θα εμφανιστεί μήνυμα που θα περιγράφει την αιτία αποτυχίας.