Στο τέλος της χρήσης θα πρέπει να δημιουργήσετε την νέα ετήσια βάση δεδομένων και να κάνετε μεταφορά των υπολοίπων των λογαριασμών και των αποθεμάτων της αποθήκης στη νέα χρήση. Για να εκτελέσετε αυτήν τη διαδικασία ακολουθείστε τα παρακάτω βήματα:
Κάντε Login στην χρήση από την οποία θα κάνετε την μεταφορά με ημερομηνία 31/12/Χρήση
Μεταβείτε από το Βασικό menu της εφαρμογής στην επιλογή Batch -> Εργασίες τέλους έτους -> Δημιουργία αρχείων - μεταφορά υπολοίπων.
Συμπληρώστε τα κριτήρια μεταφοράς που εμφανίζονται στην παρακάτω οθόνη.
Οθόνη 1: Άνοιγμα αρχείων - Μεταφορά υπολοίπων σε νέα χρήση
Κριτήρια ανοίγματος αρχείων και μεταφοράς υπολοίπων σε νέα χρήση:
ΚΡΙΤΗΡΙΟ
ΕΠΕΞΗΓΗΣΗ ΚΡΙΤΗΡΙΟΥ
Να μεταφερθούν οι κλεισμένοι λογαριασμοί
Σημειώστε (Check) αυτήν την ένδειξη αν θέλετε να μεταφερθούν οι λογαριασμοί που έχουν χαρακτηριστεί ως κλεισμένοι. Αν δεν τσεκάρετε αυτήν την επιλογή οι κλεισμένοι λογαριασμοί εφόσον έχουν μηδενικό υπόλοιπο δεν θα μεταφερθούν στη νέα χρήση. Σε περίπτωση που κλεισμένος λογαριασμός δεν έχει μηδενικό υπόλοιπο τότε μεταφέρεται στη νέα χρήση και αναφέρεται στην κατάσταση λαθών που βγαίνει μετά το τέλος της διαδικασίας.
Να γίνει μεταφορά υπολοίπων λογαριασμών.
Αν η ένδειξη αυτή είναι σημειωμένη (checked) τότε γίνεται μεταφορά υπολοίπων λογαριασμών. Οι λογαριασμοί όμως που δεν θα βρεθούν στη νέα χρήση ανοίγονται πάντα.
Να γίνει μεταφορά αποθεμάτων αποθήκης
Αν η ένδειξη αυτή είναι σημειωμένη (checked) τότε γίνεται μεταφορά αποθεμάτων των ειδών αποθήκης στη νέα χρήση. Τα είδη του τιμοκαταλόγου που δεν θα βρεθούν στη νέα χρήση δημιουργούνται πάντα.
Να συμπεριληφούν οι προσωρινές εγγραφές
Σημειώστε (Check) αυτήν την ένδειξη αν θέλετε να συμπεριληφθούν στα υπόλοιπα λογαριασμών οι εγγραφές που βρίσκονται στα προσωρινά αρχεία.
Αποτελεσματικοί λογαριασμοί (6, 7, 8) στο λογαριασμό διαφοράς αποτελέσματος
Αν η ένδειξη αυτή είναι σημειωμένη (Checked) τότε τα υπόλοιπα των αποτελεσματικών λογαριασμών μεταφέρονται στον λογαριασμό που αναφέρεται παρακάτω στο πεδίο«Λογαριασμός μεταφοράς ΑΧ». Αυτό γίνεται γιατί οι αποτελεσματικοί λογαριασμοί στη νέα χρήση θα πρέπει να είναι μηδενισμένοι. Επειδή όμως το κλείσιμο του Ισολογισμού αργεί να γίνει (ολοκληρώνεται συνήθως μέσα στο Μάϊο ή τον Ιούνιο της επόμενης χρήσης) χρησιμοποιούμε αυτήν τη μέθοδο μεταφοράς ώστε η εικόνα των αποτελεσματικών λογαριασμών στη νέα χρήση να είναι σωστή. Μετά το κλείσιμο των Αποτελεσματικών λογαριασμών το υπόλοιπο προς μεταφορά σ' αυτόν το λογαριασμό θα είναι μηδέν.
Η τρέχουσα χρήση είναι υπερδωδεκάμηνη
Χρησιμοποιείστε αυτήν την ένδειξη αν η χρήση που μεταφέρεται είναι υπερδωδεκάμηνη. Υπερδωδεκάμηνες χρήσεις έχουν κάποιες εταιρίες που στην πρώτη τους διαχειριστική περίοδο δεν κλείνουν Ισολογισμό και τον υποβάλλουν μαζί με τα στοιχεία της επόμενης χρήσης.
Λογαριασμός μεταφοράς ΑΧ
Το πεδίο αυτό χρησιμοποιείται σε συνδυασμό με το πεδίο «Αποτελεσματικοί λογαριασμοί (6, 7, 8) στο λογαριασμό διαφοράς αποτελέσματος». Δες σχετική αναφορά στο πεδίο αυτό.
Λογαριασμός μεταφοράς διαφορών
Κατά την μεταφορά των υπολοίπων των λογαριασμών στη νέα χρήση μπορεί να εντοπιστούν κάποια λάθη. Ένα συνηθισμένο λάθος που συμβαίνει είναι να δημιουργηθεί στη νέα χρήση ένας λογαριασμός και στη συνέχεια να δημιουργηθεί ο ίδιος κωδικός στη προηγούμενη χρήση αλλά να αφορά διαφορετικό αντικείμενο παρακολούθησης. Το πρόγραμμα κατά την μεταφορά των υπολοίπων λογαριασμών ελέγχει τις ημερομηνίες δημιουργίας καθώς και τους τίτλους των λογαριασμών τρέχουσας και νέας χρήσης και αν εντοπίσει διαφορά μεταφέρει το υπόλοιπο του συγκεκριμένου λογαριασμού στον Λογαριασμό που αναφέρεται στο πεδίο αυτό. Η ενέργεια αυτή αναφέρεται στην κατάσταση λαθών η οποία εμφανίζεται μετά το τέλος της διαδικασίας. Ο Υπεύθυνος Λογιστηρίου θα πρέπει να ελέγξει την κατάσταση λαθών και να κάνει τις απαραίτητες διορθώσεις.
Αφού συμπληρώσετε όλα τα παραπάνω κριτήρια πατήστε το κουμπί Μεταφορά προκειμένου να ξεκινήσει η διαδικασία δημιουργίας αρχείων και μεταφοράς υπολοίπων στη νέα χρήση.
Tips
Οι λογαριασμοί και τα στοιχεία του Τιμοκαταλόγου που δεν θα υπάρχουν στη νέα χρήση δημιουργούνται πάντα.
Μετά το πέρας της διαδικασίας εμφανίζεται μια κατάσταση με τυχόν λάθη που βρέθηκαν κατά την μεταφορά.
Αν η χρήση δεν είναι Υπερδωδεκάμηνη μπορείτε να επαναλάβετε την διαδικασία μεταφοράς πολλές φορές.
Τα αρχεία της νέας χρήσης δημιουργούνται στην πρώτη εκτέλεση της διαδικασίας.
Τα υπόλοιπα εκ μεταφοράς από προηγούμενη χρήση μπορούν να τροποποιηθούν μέσω του προγράμματος Αρχικά υπόλοιπα λογαριασμών
