Όταν μέσα από τις διάφορες καρτέλες της εφαρμογής ζητάτε την εμφάνιση ενός εμπορικού παραστατικού στην οθόνη αυτό εμφανίζεται με δύο διαφορετικές μορφές και διαφορετικές λειτουργίες ανάλογα με τον τύπο του παραστατικού:
Α. ΕΜΠΟΡΙΚΟ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟ
Οθόνη 1: Εμπορικό παραστατικό
Λειτουργίες εμπορικού παραστατικού
1. Εκτύπωση
Με την λειτουργία αυτή μπορείτε να εκτυπώσετε το παραστατικό. Η κλήση της λειτουργίας μπορεί να γίνει πατώντας Ctrl+P ή το εικονίδιο της γραμμής εργαλείων ή Δεξί κλικ και επιλέγοντας Εκτύπωση. Θα σας ζητηθεί να επιλέξετε τον εκτυπωτή και στη συνέχεια θα γίνει προεπισκόπηση της εκτύπωσης. Από την οθόνη προεπισκόπησης μπορείτε να εκτυπώσετε το παραστατικό ή να ακυρώσετε τη διαδικασία.
2. Προεπισκόπηση
Με την λειτουργία αυτή μπορείτε να εμφανίσετε σε μορφή Pdf το παραστατικό στην οθόνη. Η κλήση της λειτουργίας μπορεί να γίνει πατώντας Alt+P ή το εικονίδιο της γραμμής εργαλείων ή Δεξί κλικ και επιλέγοντας Προεπισκόπηση. Η προβολή γίνεται με οποιοδήποτε πρόγραμμα είναι εγκατεστημένο στον υπολογιστή σας για προβολή pdf αρχείων (συνήθως Acrobat reader της Adobe). Η διαφορά μεταξύ της λειτουργίας εκτύπωσης και προεπισκόπησης είναι ότι η δεύτερη χρησιμοποιεί πάντα τη φόρμα που έχει δηλωθεί για background παραστατικού στις παραμέτρους συστήματος ενώ η εκτύπωση μπορεί να μην έχει background φόρμα, επειδή η εκτύπωση γίνεται σε έντυπο, οπότε στην οθόνη θα εμφανίζονται μόνο τα δεδομένα και δεν θα είναι εύκολα αναγνώσιμα. Πέραν όμως της παραπάνω διαφοράς τα αρχεία Pdf έχουν διάφορα πλεονεκτήματα όπως δυνατότητα αποθήκευσης, αποστολής με E-mail κ.λπ. Για τον τρόπο δήλωσης της φόρμας εκτύπωσης δείτε τις παραμέτρους συστήματοςPrn.Parms.Landscape και Prn.Parms.Portrait στην Section Cmp.Cdo.
3. Εκπτωτική λίστα
Με τη λειτουργία αυτή μπορείτε να δείτε όλα τα συσχετιζόμενα παραστατικά με τα οποία έχουν γίνει πρόσθετες πιστώσεις ή επιπλέον χρεώσεις στο παραστατικό. Δείτε σχετική ανάλυση στη παράγραφο Εκπτωτική λίστα παραστατικού. Η κλήση της λειτουργίας μπορεί να γίνει πατώντας Alt+L ή το εικονίδιο της γραμμής εργαλείων ή Δεξί κλικ και επιλέγοντας Εκπτωτική λίστα.
4. Αλλαγή ισοτιμίας
Με τη λειτουργία αυτή μπορείτε να αλλάξετε την ισοτιμία του νομίσματος συναλλαγής του παραστατικού. Δείτε σχετική ανάλυση στη παράγραφο Αλλαγή ισοτιμίας παραστατικού. Η κλήση της λειτουργίας μπορεί να γίνει πατώντας Alt+I ή το εικονίδιο της γραμμής εργαλείων ή Δεξί κλικ και επιλέγοντας Αλλαγή ισοτιμίας.
5. Αλλαγή μηνυμάτων
Με τη λειτουργία αυτή μπορείτε να τροποποιήσετε τις γραμμές μηνυμάτων του παραστατικού. Η διαδικασία αυτή δεν συνίσταται για παραστατικά πωλήσεων γιατί θα πρέπει σε περίπτωση επανεκτύπωσης τα αντίγραφα να είναι πανομοιότυπα με τα πρωτότυπα. Η κλήση της λειτουργίας μπορεί να γίνει πατώντας Alt+M ή το εικονίδιο της γραμμής εργαλείων ή Δεξί κλικ και επιλέγοντας Αλλαγή μηνυμάτων.
6. Εξαγωγή παραστατικού σε μορφή Text (.ini type)
Με τη διαδικασία αυτή μπορείτε να εξάγετε τα περιεχόμενα του παραστατικού σε ένα text αρχείο με ini type format. Η διαδικασία αυτή είναι χρήσιμη όταν θέλετε να εισάγετε τα δεδομένα εμπορικών παραστατικών σε άλλες εφαρμογές. Η κλήση της λειτουργίας μπορεί να γίνει πατώντας Alt+T ή το εικονίδιοτης γραμμής εργαλείων ή Δεξί κλικ και επιλέγοντας Εξαγωγή σε Text.
7. Εξαγωγή παραστατικού σε μορφή Excel
Η διαδικασία είναι υπό κατασκευή.
8. Αποστολή myData xml στο clipboard
Με τη λειτουργία αυτή μπορείτε να περάσετε το xml αρχείο που αποστέλλεται στην πλατφόρμα myData της Α.Α.Δ.Ε. Στη συνέχεια μπορείτε να επικολλήσετε (Paste) το περιεχόμενο του clipboard σ’ ένα xml editor για να το ελέγξετε. Η λειτουργία αυτή είναι πολύ χρήσιμη σε περίπτωση απόρριψης του xml αρχείου από το myData και θέλετε να διερευνήσετε το περιεχόμενο του για την ανεύρεση του λάθους. Η κλήση της λειτουργίας μπορεί να γίνει πατώντας Alt+R ή το εικονίδιο της γραμμής εργαλείων ή Δεξί κλικ και επιλέγοντας Clipboard myData.
9. Αποστολή/Επαναποστολή παραστατικού στο myData
Με τη λειτουργία αυτή μπορείτε να διαβιβάσετε το παραστατικό στην πλατφόρμα myData της Α.Α.Δ.Ε. Για να αποσταλεί ένα παραστατικό στο myData θα πρέπει:
Να είναι ενεργοποιημένη η αποστολή παραστατικών στην πλατφόρμα myData. Η αποστολή παραστατικών στην πλατφόρμα myData δηλώνεται στη μεταβλητή SendInvoices της Section CMP.MYDATA των παραμέτρων συστήματος. Η μεταβλητή αυτή θα πρέπει να είναι True.
Το παραστατικό να έχει δηλωμένο κωδικό παραστατικού myData στις προδιαγραφές του.
Να είναι ενεργοποιημένη η ένδειξη «Δυνατότητα αποστολής παραστατικού manually» στις προδιαγραφές του παραστατικού.
Η κλήση της λειτουργίας μπορεί να γίνει πατώντας Alt+S ή το εικονίδιο της γραμμής εργαλείων ή Δεξί κλικ και επιλέγοντας Αποστολή myData.
Η λειτουργία αυτή είναι χρήσιμη σε περίπτωση μη αποστολής των στοιχείων του παραστατικού στο myData με την on-line διαδικασία, συνήθως για λόγους διακοπής της επικοινωνίας, αλλά και για οποιοδήποτε άλλο λόγο.
Υπάρχει δυνατότητα να ξαναστείλετε το παραστατικό, μετά από διορθώσεις που έγιναν σ’ αυτό. Σ’ αυτή την περίπτωση εμφανίζεται προειδοποιητικό μήνυμα ότι το παραστατικό έχει ήδη σταλεί στην πλατφόρμα myData. Αν επιλέξετε «Επαναποστολή» το παραστατικό θα διαβιβαστεί πάλι στο myData, θα πάρει νέο ΜΑΡΚ και το προηγούμενο θα ακυρωθεί. Ο νέος ΜΑΡΚ αντικαθιστα τον παλιό στα στοιχεία του παραστατικού. Μέχρι τη στιγμή που γράφεται αυτό το manual (Οκτωβριος 2021), δεν είναι ακόμη γνωστό τι γίνεται σε περίπτωση που ο λήπτης έχει λάβει το παραστατικό και το έχει ήδη χαρακτηρίσει με το ΜΑΡΚ που ακυρώθηκε. Για το λόγο αυτό την επαναποστολή παραστατικού να την χρησιμοποιήσετε με προσοχή και αφού προηγουμένως έχετε ενημερωθεί για το πως ακριβώς λειτουργεί η διαδικασία στο myData.
10. Αποστολή παραστατικού μέσω E-mail
Μια πολύ χρήσιμη λειτουργία που υπάρχει πάνω στο εμπορικό παραστατικό είναι η δυνατότητα να στείλετε το παραστατικό με E-mail. Αν το παραστατικό αφορά πελάτη τότε συμπληρώνεται αυτόματα στο πεδίο παραλήπτης της φόρμας λήψης στοιχείων αποστολής το E-mail του πελάτη στον οποίον αναφέρεται το παραστατικό. Η κλήση της λειτουργίας μπορεί να γίνει πατώντας Alt+Ε ή το εικονίδιο της γραμμής εργαλείων ή Δεξί κλικ και επιλέγοντας Αποστολή με E-mail. Για περισσότερες λεπτομέρειες δείτε την παράγραφο Αποστολή παραστατικού με E-mail
Β. ΠΙΣΤΩΤΙΚΟ/ΧΡΕΩΣΤΙΚΟ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟ
Οθόνη 2: Πιστωτικό – Χρεωστικό Παραστατικό
Τα Πιστωτικά και Χρεωστικά παραστατικά έχουν διαφορετική εμφάνιση από τα υπόλοιπα εμπορικά παραστατικά γιατί αναφέρονται σε τιμολόγια, επί των οποίων έγιναν πρόσθετες πιστώσεις ή χρεώσεις, και όχι σε στοιχεία τιμοκαταλόγου. Οι λειτουργίες που μπορούν να εφαρμοστούν σε Πιστωτικό / Χρεωστικό Τιμολόγιο είναι οι παρακάτω ενώ ο τρόπος λειτουργίας τους είναι ακριβώς ο ίδιος μ’ αυτόν όπως αυτός περιγράφεται στις αντίστοιχες λειτουργίες των εμπορικών παραστατικών:
Εκτύπωση (Ctrl+P)
Προεπισκόπηση (Alt+P)
Αλλαγή μηνυμάτων (Alt+M)
Αποστολή myData xml στο clipboard (Alt+R)
Αποστολή / Επαναποστολή παραστατικού στο myData (Alt+S)
της γραμμής εργαλείων ή Δεξί κλικ και επιλέγοντας Εκτύπωση. Θα σας ζητηθεί να επιλέξετε τον εκτυπωτή και στη συνέχεια θα γίνει προεπισκόπηση της εκτύπωσης. Από την οθόνη προεπισκόπησης μπορείτε να εκτυπώσετε το παραστατικό ή να ακυρώσετε τη διαδικασία.
της γραμμής εργαλείων ή Δεξί κλικ και επιλέγοντας Προεπισκόπηση. Η προβολή γίνεται με οποιοδήποτε πρόγραμμα είναι εγκατεστημένο στον υπολογιστή σας για προβολή pdf αρχείων (συνήθως Acrobat reader της Adobe). Η διαφορά μεταξύ της λειτουργίας εκτύπωσης και προεπισκόπησης είναι ότι η δεύτερη χρησιμοποιεί πάντα τη φόρμα που έχει δηλωθεί για background παραστατικού στις παραμέτρους συστήματος ενώ η εκτύπωση μπορεί να μην έχει background φόρμα, επειδή η εκτύπωση γίνεται σε έντυπο, οπότε στην οθόνη θα εμφανίζονται μόνο τα δεδομένα και δεν θα είναι εύκολα αναγνώσιμα. Πέραν όμως της παραπάνω διαφοράς τα αρχεία Pdf έχουν διάφορα πλεονεκτήματα όπως δυνατότητα αποθήκευσης, αποστολής με E-mail κ.λπ. Για τον τρόπο δήλωσης της φόρμας εκτύπωσης δείτε τις 
της γραμμής εργαλείων ή Δεξί κλικ και επιλέγοντας Εκπτωτική λίστα.
εργαλείων ή Δεξί κλικ και επιλέγοντας Αλλαγή ισοτιμίας.
εργαλείων ή Δεξί κλικ και επιλέγοντας Αλλαγή μηνυμάτων.
της γραμμής εργαλείων ή Δεξί κλικ και επιλέγοντας Εξαγωγή σε Text.
της γραμμής εργαλείων ή Δεξί κλικ και επιλέγοντας Clipboard myData.
της γραμμής εργαλείων ή Δεξί κλικ και επιλέγοντας Αποστολή myData.
της γραμμής εργαλείων ή Δεξί κλικ και επιλέγοντας Αποστολή με E-mail. Για περισσότερες λεπτομέρειες δείτε την παράγραφο 