Κωδικός προμηθευτή: Συμπληρώστε τον κωδικό προμηθευτή του οποίου θέλετε να δείτε το status των ληφθέντων παραστατικών του από την πλατφόρμα myData. Αν αντί για κωδικό πληκτρολογήσετε ένα αστεράκι (*), τότε η λίστα αποτελεσμάτων θα περιλαμβάνει τα παραστατικά για όλους τους προμηθευτές. Αυτός είναι ένας γρήγορος τρόπος να ελέγξετε ποια παραστατικά δεν έχουν ή δεν έχουν  χαρακτηριστεί μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο.

Περίοδος : Συμπληρώστε την περίοδο αναζήτησης των στοιχείων.

Status : Επιλέξτε από την πτυσσόμενη λίστα το status που θα πρέπει να έχουν οι αναζητούμενες εγγραφές. Οι διαθέσιμες επιλογές είναι:

 

Μη απεσταλμένα: Είναι τα παραστατικά που δεν έχουν διαβιβαστεί οι χαρακτηρισμοί των εξόδων στο myData. Στην κατηγορία αυτή περιλαμβάνονται και τα χαρακτηρισμένα που αναφέρονται παρακάτω, ενώ δεν περιλαμβάνονται τα παραστατικά που έχουν ακυρωθεί από τον εκδότη.

Απεσταλμένα : Στην κατηγορία αυτή περιλαμβάνονται όλα τα ληφθέντα παραστατικά για τα οποία έχουν διαβιβαστεί  χαρακτηρισμοί  (Λογιστικές εγγραφές) στην πλατφόρμα myData

Χαρακτηρισμένα : Είναι τα παραστατικά τα οποία δεν έχουν διαβιβαστεί στην πλατφόρμα myData έχει όμως γίνει σύνδεση του ΜΑΡΚ του ληφθέντος παραστατικού  με το αντίστοιχο Λογιστικό άρθρο. Η σύνδεση αυτή μπορεί να γίνει είτε κατά την καταχώρηση του λογιστικού άρθρου με τον τρόπο που έχει αναλυθεί στη σχετική ενότητα είτε με τη διαδικασία σύνδεσης ΜΑΡΚ με Λογιστικό άρθρο μέσα απ' αυτήν την καρτέλα που αναλύεται παρακάτω.

Ακυρωμένα από τον εκδότη: Εμφανίζει μόνο τα παραστατικά που έχουν ακυρωθεί από τον εκδότη. Δεν μπορείτε να χαρακτηρίσετε ή να απορρίψετε αυτού του είδους τα παραστατικά.

Απορριφθέντα: Με την επιλογή αυτή εμφανίζονται όλα τα συσχετιζόμενα παραστατικά, τα οποία έχετε απορρίψει, είτε γιατί δεν σας αφορούν είτε γιατί δεν τα αποδέχεστε.

Όλα : Με την επιλογή αυτή εμφανίζονται όλα τα ληφθέντα παραστατικά του προμηθευτή για την περίοδο που επιλέχθηκε.

 

Εντοπισμένη: Η εγγραφή δεν έχει διαβαστεί αλλά έχει εντοπιστεί το λογιστικό άρθρο με το οποίο με μεγάλη  πιθανότητα συνδέεται. Ο εντοπισμός γίνεται με χρήση των στοιχείων ΜΥΦ του λογιστικού άρθρου και αυτών του ληφθέντος παραστατικού από myData. Λέμε ότι ο εντοπισμός γίνεται με μεγάλη πιθανότητα και όχι βεβαιότητα γιατί υπάρχει πιθανότητα ο ίδιος προμηθευτής την ίδια ημερομηνία να εξέδωσε δύο ή περισσότερα παραστατικά με την ίδια καθαρή αξία. Σ' αυτή τη περίπτωση όλες οι εγγραφες του ίδιου προμηθευτή θα συσχετίζονται με το 1ο λογιστικό άρθρο του οποίου τα στοιχεία ΜΥΦ ταιριάζουν με τα στοιχεία του παραστατικού myData. Αν υπάρξει τέτοια περίπτωση η συσχέτιση των δύο εγγραφών θα πρέπει να γίνει manually είτε μέσω του προγράμματος καταχώρησης συμψηφιστικών εγγραφών είτε με την μέθοδο που αναλύεται παρακάτω μέσα απ' αυτήν την καρτέλα.

Εντοπίστηκε διαβιβασθείσα: Εντοπίστηκε λογιστική εγγραφή που αφορά τον ίδιο εκδότη με τα ίδια στοιχεία στο παραστατικό myData (εκδότης, ημερομηνία, καθαρή αξία) αλλά αναφέρεται σε άλλο ΜΑΡΚ και έχει ήδη χαρακτηριστεί στην πλατφόρμα myData. Η περίπτωση αυτή μπορεί να συμβαίνει για δύο λόγους: Είτε γιατί ο εκδότης έχει εκδόσει δύο διαφορετικά παραστατικά την ίδια μέρα και με την ίδια καθαρή αξία είτε γιατί ο εκδότης ακύρωσε το παραστατικό σε μεταγενέστερο χρόνο απ' αυτόν που το κατεβάσαμε εμείς από την ΑΑΔΕ αλλά πριν το χαρακτηρίσουμε. Στη 2η περίπτωση το παραστατικό εμφανίζεται σε μας ως μη ακυρωμένο ενώ στην πραγματικότητα έχει ακυρωθεί. Αυτό αποτελεί μια αδυναμία του συστήματος myData που θα πρέπει να διορθωθεί γιατί θα δημιουργεί πάντα σύγχυση και προβλήματα στους τελικούς χρήστες. Για την αντιμετώπιση αυτής της περίπτωσης προστέθηκε στην εφαρμογή η δυνατότητα χαρακτηρισμού ενός τέτοιου παραστατικού ως ακυρωμένου (βλέπε παρακάτω).

Συσχετισμένη: Η εγγραφή έχει ήδη συσχετισθεί με Λογιστικό άρθρο και είναι έτοιμη προς διαβίβαση.

Μη συσχετισμένη: Οι εγγραφές με αυτήν την ένδειξη είτε δεν έχουν εντοπιστεί λόγω λάθους καταχώρησης των στοιχείων ΜΥΦ στο λογιστικό άρθρο είτε δεν έχουν καταχωρηθεί.

Χαρακτηρισμένη: Έχουν καταχωρηθεί στην εγγραφή τα στοιχεία χαρακτηρισμού (Category και Classification Type) αλλά η εγγραφή δεν έχει ακόμα διαβιβαστεί στην πλατφόρμα myData. Οι εγγραφές με αυτήν την ένδειξη είναι και συσχετισμένες.

Διαβιβάστηκε: Η εγγραφή έχει διαβιβαστεί.

Επεξεργασία χαρακτηρισμού myData: Με την επιλογή αυτή μπορείτε να εμφανίσετε το λογιστικό άρθρο myData που έχει δημιουργηθεί αυτόματα από το Λογιστικό άρθρο της Γενικής Λογιστικής.

Παρουσίαση παραστατικού myData: Εμφανίζει τα πλήρη περιεχόμενα του παραστατικού myData (Οθόνη 2)

Παρουσίαση Λογιστικού άρθρου: Εμφανίζει το λογιστικό άρθρο που έχει συσχετισθεί ή έχει εντοπιστεί ότι συσχετίζεται με την εγγραφή.

Επεξεργασία Λογιστικού άρθρου: Η επιλογή αυτή είναι διαθέσιμη μόνο εφόσον έχετε δικαίωμα διαχείρισης λογιστικών εγγραφών, το λογιστικό άρθρο δεν είναι οριστικοποιημένο και τέλος ανήκει στην τρέχουσα χρήση με την οποία είστε συνδεδεμένος.

Συσχέτιση με λογιστικό άρθρο: Με την επιλογή αυτή μπορείτε να συσχετίσετε ένα Λογιστικό άρθρο με ένα παραστατικό  myData. Την διαδικασία αυτή θα την χρησιμοποιήσετε όταν η εγγραφή έχει ένδειξη μη συσχετισμένη ή είναι εντοπισμένη με λάθος όμως συσχέτιση. Η δεύτερη περίπτωση ανοίκει στις περιπτώσεις πολλαπλών τιμολογίων ίσης αξίας από τον ίδιο προμηθευτή την ίδια ημερομηνία, όπως προαναφέρθηκε.

Απόρριψη  παραστατικού myData: Από την πλατφόρμα myData δίνεται η δυνατότητα απόρριψης ενός παραστατικού. Με την επιλογή αυτή μπορείτε να απορρίψετε ένα παραστατικό που έχει εκδοθεί στο όνομα σας αλλά δεν σας αφορά ή δεν το αποδέχεστε. Στη συνέχεια βέβαια μπορείτε να το χαρακτηρίσετε ακυρώνοντας την απόρριψη ακολουθώντας τη διαδικασία χαρακτηρισμού συσχετισμένων παραστατικών μέσα από το πρόγραμμα των συμψηφιστικών εγγραφών

Σημείωση ως ακυρωμένου: Πολλές φορές τυχαίνει να έχετε κατεβάσει κάποιο παραστατικό που έχει εκδοθεί στο όνομα της επιχείρησης σας και στη συνέχεια ο εκδότης για κάποιο λόγο να το ακυρώσει. Η ακύρωση αυτή δεν θα εμφανιστεί ποτέ στο σύστημα σας παρά μόνο όταν πάτε να την χαρακτηρίσετε. Στη περίπτωση προσπάθειας χαρακτηρισμού ενός τέτοιου παραστατικού το myData θα επιστρέψει λάθος με μήνυμα 256 Invoice with MARK {mark} cannot be classified because of being already canceled. Στη περίπτωση αυτή λοιπόν, μπορείτε μέσω της επιλογής αυτής να το χαρακτηρίσετε το παραστατικό αυτό ως ακυρωμένο ώστε να μην εμφανίζεται πλέον στη λίστα με τα μη χαρακτηρισμένα παραστατικά.

 

Για να δείτε το λογιστικό άρθρο myData το οποίο έχει δημιουργηθεί αυτόματα από ένα συσχετισμένο Λογιστικό άρθρο της Γενικής Λογιστικής  επιλέξτε στον browser το παραστατικό του οποίου θέλετε να δείτε το Λογιστικό άρθρο myData, πατήστε δεξί κλικ και επιλέξτε από το popup menu τη σχετική διαδικασία. Αμέσως θα εμφανιστεί η παρακάτω οθόνη 2. Αν και δεν συνίσταται μπορείτε να τροποποιήσετε τα στοιχεία του λογιστικού άρθρου MyData αλλάζοντας του λογαριασμούς myData (Classification Category και Classification type).

 

Μια βασική αρχή που πρέπει να έχετε υπόψη σας και να τηρείτε είναι: Αν η εγγραφή περιέχει ΦΠΑ για τον οποίο δεν έχετε δικαίωμα έκπτωσης η γραμμή E3 θα πρέπει να περιέχει την συνολική αξία του παραστατικού myData (Καθαρή αξία + ΦΠΑ) ενώ η γραμμή VAT θα πρέπει να περιέχει μόνο την καθαρή αξία. Σε διαφορετική περίπτωση οι αξίες και των δύο γραμμών θα πρέπει να είναι ίσες με την καθαρή αξία του παραστατικού.

Αν ο λογαριασμός εξόδου που αναφέρεται στο Λογιστικό άρθρο της Γενικής Λογιστικής είναι εκτός ΦΠΑ (κατηγορία 8) ή το έξοδο ανήκει στη κατηγορία μηδενικού ΦΠΑ (κατηγορία 7) δεν θα πρέπει να έχετε δηλώσει VAT Type στις προδιαγραφές του λογαριασμού για να μην εμφανίζεται γραμμή VAT στο λογιστικό άρθρο myData.

Για κάθε κατηγορία ΦΠΑ εμφανίζεται ένα ζεύγος γραμμών στο λογιστικό άρθρο myData. Μια για τους λογαριασμούς E3 και μια για τον ΦΠΑ (VAT). Αν για παράδειγμα το Λογιστικό άρθρο της Γενικής Λογιστικής έχει 3 κατηγορίες ΦΠΑ στο λογιστικό άρθρο myData θα εμφανίζονται 6 γραμμές.

Το ίδιο συμβαίνει και με τις κατηγορίες εξόδου που περιλαμβάνονται σε ένα Λογιστικό άρθρο της Γενικής Λογιστικής. Αν για παράδειγμα το τιμολόγιο του προμηθευτή περιλαμβάνει είδη που άλλα είναι πάγια (κατηγορία 1) και άλλα δαπάνες (κατηγορία 6) τότε στο λογιστικό άρθρο myData θα εμφανίζονται διαφορετικά ζεύγη γραμμών ανά κατηγορία εξόδου και ανά κατηγορία ΦΠΑ.

Ο μερισμός στις κατηγορίες εξόδων και κατηγοριών ΦΠΑ γίνεται ανάλογα με τα ποσά που έχουν καταχωρηθεί στους λογαριασμούς εξόδων (1, 2, 6) του λογιστικού άρθρου της Γενικής Λογιστικής.

Στα λογιστικά άρθρα της Γενικής Λογιστικής συνιστάται να μην γίνεται ανάμειξη λογαριασμών με δικαίωμα και χωρίς δικαίωμα έκπτωσης ΦΠΑ.