Συμπλήρωση λογιστικών άρθρων με έξοδα

Όπως έχουμε ήδη αναφέρει τα παραστατικά εξόδων που θα πρέπει να διαβιβάζονται στην πλατφόρμα myData της ΑΑΔΕ χωρίζονται σε δύο μεγάλες κατηγορίες:

Τα συσχετιζόμενα: Αυτά που εκδίδονται από τους εγχώριους προμηθευτές, οι οποίοι έχουν υποχρέωση διαβίβασης των τιμολογίων που εκδίδουν στο myData
Τα μη συσχετιζόμενα: Στην κατηγορία αυτήν περιλαμβάνονται όλα τα υπόλοιπα έξοδα (πάντα με την έννοια που δίνει η ΑΑΔΕ στην λέξη έξοδα). Τα έξοδα αυτά μπορεί να δημιουργούνται πρωτογενώς μέσα στην ίδια την επιχείρηση (Μισθοδοσία, Αποσβέσεις, κλπ) είτε ο εκδότης τους να μην είναι υπόχρεος στην διαβίβαση του εξόδου στο myData. Στη δεύτερη περίπτωση ανήκουν οι προμηθευτές του εξωτερικού (Ενδοκοινωτικών συναλλαγών και Συναλλαγών με Τρίτες χώρες) καθώς και εγχώριοι Οργανισμοί που έχουν εξαιρεθεί από τον Νόμο, τουλάχιστον όσον αφορά την αρχική εφαρμογή: Τράπεζες, Εταιρίες Ενέργειας, Ύδρευσης, Τηλεπικοινωνιών, Ασφαλιστικά Ταμεία κ.α.

Όλα τα παραπάνω μπορεί να τα διαχειριστεί το πρόγραμμα καταχώρησης συμψηφιστικών εγγραφών. Οι τροποποιήσεις προσαρμογής, οι οποίες έγιναν στο συγκεκριμένο πρόγραμμα, δεν επιφέρουν ουσιαστικές αλλαγές στον τρόπο που δούλευε μέχρι σήμερα η κάθε επιχείρηση. Το μόνο που απαιτείται για τη διαβίβαση των λογιστικών εγγραφών στην πλατφόρμα myData είναι ο χειριστής να επιλέγει κάθε φορά τα σωστά παραστατικά ανά περίπτωση και το σύστημα θα μετατρέψει αυτόματα τις λογιστικές εγγραφές σε αντίστοιχες του myData. Το πρόγραμμα διαχείρισης των συμψηφιστικών εγγραφών προστατεύει επίσης τον χειριστή ελέγχοντας την λογικότητα των συνδυασμών παραστατικών και λογαριασμών myData. Αυτό είναι πολύ χρήσιμο τουλάχιστον στην αρχή και μέχρι οι χειριστές να εξοικειωθούν με τις νέες δυνατότητες του συστήματος.

Οθόνη 1: Διαχείριση συμψηφιστικών εγγραφών

1. Συσχετιζόμενα παραστατικά

Όλα τα συσχετιζόμενα παραστατικά (Τιμολόγια Αγορών εμπορευμάτων, Τιμολόγια δαπανών, Τιμολόγια αγοράς παγίων, ΤΠΥ κ.λ.π) καταχωρούνται με τα λογιστικά παραστατικά με την ένδειξη ΣΥΣΧΕΤΙΣΜΕΝΑ στον Browser αναζήτησης παραστατικού.

Το κύριο παραστατικό με το οποίο θα διενεργούνται οι λογιστικές εγγραφές των συσχετιζόμενων παραστατικών myData είναι το: ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ ΑΓΟΡΑΣ - ΛΗΨΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ

Μετά την επιλογή του παραστατικού συσχετισμένων εγγραφών Λογιστικής - myData η εστίαση μεταφέρεται στο πεδίο myData Μ.ΑΡ.Κ., όπου δίνονται οι εξής δυνατότητες:

Αν γνωρίζετε το ΜΑΡΚ του τιμολογίου που καταχωρείτε απλά πληκτρολογήστε τα τελευταία ψηφία που βρίσκονται μετά το αρχικό 4 και όλα τα μηδενικά που το ακολουθούν. Φυσικά μπορείτε να πληκτρολογήσετε ολόκληρο τον αριθμό, αν και αυτό είναι χάσιμο χρόνου. Αν ο ΜΑΡΚ βρεθεί στη βάση δεδομένων mbData τότε θα συμπληρωθούν αυτόματα όλα τα στοιχεία ΜΥΦ και η εστίαση θα μεταφερθεί στο πεδίο της αιτιολογίας. Την αιτιολογία μπορείτε να την συμπληρώσετε είτε manually είτε πατώντας F2 και επιλέγοντας μια τιμή από τον πίνακα που θα εμφανιστεί είτε πληκτρολογώντας -xx, όπου xx είναι ο κωδικός της αιτιολογίας (νέος τρόπος).

Πατώντας Enter μετά τη συμπλήρωση της αιτιολογίας το σύστημα θα μεταβεί στο κουμπί "Πρόταση εγγραφής" Αν στο σημείο αυτό πατήσετε Enter ή Space το σύστημα θα προσπαθήσει να "μαντέψει" τη λογιστική εγγραφή που θέλετε να κάνετε χρησιμοποιώντας τα στατιστικά παρόμοιων εγγραφών με τον ίδιο συναλλασσόμενο. Οι προτεινόμενες εγγραφες μπορεί να είναι περισσότερες από μια ταξινομημένες με σειρά συχνότερης εμφάνισης. Μπορείτε να επιλέξετε μια από αυτές που ταιριάζει στην τρέχουσα περίπτωση ή να τις απορρίψετε όλες πατώντας ESC. Δείτε ανάλυση στην παράγραφο 4.

Στη συνέχεια συμπληρώστε το λογιστικό άρθρο με τον συνήθη τρόπο και καταχωρήστε την εγγραφή.

Tip: Αν το τιμολόγιο αναγράφει τον MARK σε Barcode ή QR-Code μπορείτε, αν διαθέτετε Bar-code reader, να το σκανάρετε αντί να το πληκτρολογήσετε.
Αν δεν γνωρίζετε τον ΜΑΡΚ αλλά θέλετε να τον αναζητήσετε πατήστε το πλήκτρο F2 ή κλικ στο κουμπί με τις τελίτσες στα δεξιά του πεδίου. Αμέσως θα εμφανιστεί η Οθόνη 2 απ' όπου μπορείτε να αναζητήσετε το ΜΑΡΚ της εγγραφής που καταχωρείτε. Ο τρόπος αναζήτησης αναλύεται παρακάτω στην παράγραφο 3. Αν παραλείψετε τη συμπλήρωση του πεδίου (πατώντας Enter) η εστίαση θα μεταφερθεί στο επόμενο πεδίο απ' όπου μπορείτε να συνεχίσετε κανονικά την συμπλήρωση του λογιστικού άρθρου με τον συνήθη τρόπο. Την επιλογή αυτήν μπορείτε θα την χρησιμοποιείτε συχνά, τουλάχιστον τώρα στην αρχή, και για όσο καιρό κάποιοι προμηθευτές δεν ανεβάζουν τα τιμολόγια που εκδίδουν στο myData. Παρ' όλο όμως που δεν θα έχετε συμπληρώσει τον ΜΑΡΚ το σύστημα θα μπορεί να "εντοπίζει" τη λογιστική εγγραφή εφόσον έχετε συμπληρώσει σωστά τα στοιχεία ΜΥΦ (Κωδικός συναλλασσόμενου, Καθαρή αξία, ΦΠΑ Τιμολογίου και Ημερομηνία τιμολογίου). Για περισσότερες πληροφορίες πάνω στη δυνατότητα αυτή δείτε την ανάλυση του προγράμματος Status διαβίβασης μη συσχετιζόμενων παραστατικών myData

2. Μη Συσχετιζόμενα παραστατικά

Τα μη συσχετιζόμενα παραστατικά καταχωρούνται με συγκεκριμένα συμψηφιστικά ανάλογα με την περίπτωση. Ο λόγος είναι ότι η εφαρμογή myData απαιτεί τη χρήση διαφορετικού συνδυασμού παραστατικού και λογαριασμών myData ανάλογα με την περίπτωση. Οι συνδυασμοί αυτοί ελέγχονται από την εφαρμογή mbData για την αποφυγή λαθών.

3. Αναζήτηση ΜΑΡΚ συσχέτισης με Λογιστικό άρθρο

Για να αναζητήσετε το ΜΑΡΚ ενός παραστατικού myData που έχει εκδόσει κάποιος προμηθευτής σας, πατήστε F2 ενώ βρίσκεστε στο πεδίο myData Μ.ΑΡ.Κ (Οθόνη 1) ή κλικ στο κουμπί με τις τελίτσες στα δεξιά του πεδίου. Αμέσως θα εμφανιστεί η παρακάτω οθόνη:

Οθόνη 2: Επιλογή παραστατικού myData

Για να επιλέξετε το παραστατικό που σας ενδιαφέρει ακολουθείστε τα παρακάτω βήματα:

Στο πεδίο Κωδικός προμηθευτή συμπληρώστε τον κωδικό προμηθευτή του οποίου καταχωρείτε το Τιμολόγιο. Ο τρόπος αναζήτησης κωδικού προμηθευτή είναι ο γνωστός που εφαρμόζεται και σε άλλα σημεία του προγράμματος.
Στη συνέχεια επιλέξτε την χρονική περίοδο που σας ενδιαφέρει.
Το πεδίο Status έχει προεπιλεγμένη την τιμή 1 (Μη απεσταλμένα) την οποία σε αυτή τη φάση δεν μπορείτε να τροποποιήσετε.
Επιλέξτε την εγγραφή της οποίας τα στοιχεία ταιριάζουν με τα στοιχεία του τιμολογίου που καταχωρείτε και πατήστε Enter ή Διπλό κλικ.
Τα στοιχεία της εγγραφής myData θα συμπληρώσουν όλα τα στοιχεία ΜΥΦ και η εστίαση θα μεταφερθεί αυτόματα στο πεδίο της αιτιολογίας, το οποίο θα πρέπει να συμπληρώσετε, με τον τρόπο που έχει ήδη αναφερθεί στην παράγραφο 1.

4. Προτεινόμενη λογιστική εγγραφή (Νέα δυνατότητα)

Μετά την συμπλήρωση της αιτιολογίας και πριν την έναρξη καταχώρησης των λογιστικών κινήσεων των λογαριασμών, αν το λογιστικό άρθρο αφορά εγγραφή με στοιχεία ΜΥΦ, τότε η εστίαση μεταφέρεται στο κουμπί Πρόταση Εγγραφής. Αν πατήσετε Enter ή Space ή Click τότε γίνεται προσπάθεια να εντοπιστούν παρόμοιες εγγραφές που αφορούν τον συγκεκριμένο συναλλασσόμενο. Η προσπάθεια διενεργείται σε διάστημα διετίας (τρέχον και προηγούμενο έτος). Αν εντοπιστούν εγγραφές εμφανίζονται σε πίνακα επιλογής ταξινομημένες με τις περισσότερο συχνές στην κορυφή της λίστας.

Στο αριστερό τμήμα της οθόνης 3 εμφανίζεται ο browser επιλογής προτεινόμενης λογιστικής εγγραφής με πληροφοριακές στήλες που αναλύονται παρακάτω και στο δεξιό τμήμα εμφανίζεται προεπισκόπηση της επιλεγμένης προτεινόμενης εγγραφής. Στις περισσότερες των περιπτώσεων η 1η προτεινόμενη εγγραφή θα ταιριάξει με την εγγραφή που θέλετε να κάνετε. Αν ισχύει αυτό πατήστε Enter ή Διπλό κλικ και η προτεινόμενη εγγραφή θα περάσει στο λογιστικό άρθρο που καταχωρείτε. Φυσικά μπορείτε να τροποποιήσετε ή να συμπληρώσετε τις κινήσεις λογαριασμών που εισήχθησαν στο λογιστικό άρθρο.

Αν δεν θέλετε να εισάγετε καμία από τις προτεινόμενες εγγραφές πατήστε ESC.

Οθόνη 3: Επιλογή από προτεινόμενες λογιστικές εγγραφές

Επεξήγηση επικεφαλίδων του αριστερού τμήματος της οθόνης, όπου εμφανίζεται ο επιλογέας των προτεινόμενων εγγραφών:

A/A	Αύξων αριθμός προτεινόμενης εγγραφής
Δ.Ε.ΦΠΑ	Δικαίωμα Έκπτωσης ΦΠΑ της προτεινόμενης εγγραφής
ΕΙΔΟΣ	Το είδος του λογαριασμού εξόδου που αφορά η προτεινόμενη εγγραφή (ΠΑΓΙΟ, ΑΓΟΡΑ, ΔΑΠΑΝΗ) Δεν εμφανίζονται ως προτεινόμενες εγγραφές αυτές που περιέχουν περισσότερες από μία κατηγορίες εξόδου. Για τις περιπτώσεις αυτές μπορείτε να επιλέξετε την εγγραφή που σας ταιριάζει περισσότερο και στη συνέχεια να την τροποποιήσετε.
FREQ	Συχνότητα εμφάνισης της εγγραφής στο διάστημα της διετίας