Προκειμένου να δημιουργήσετε ένα νέο στοιχείο Τιμοκαταλόγου πατήστε το πλήκτρο (+) από το αριθμητικό πληκτρολόγιο ή το εικονίδιο της εργαλειοθήκης του Browser ή πατήστε δεξί κλικ και επιλέξτε Εισαγωγή από το popup menu. Θα εμφανιστεί η παρακάτω οθόνη:
Επιλέξτε τον επιθυμητό τύπο για το στοιχείο Τιμοκαταλόγου που θέλετε να δημιουργήσετε και πατήστε Ok ή Enter.
Ανάλογα με τον τύπο του στοιχείου που θα επιλέξετε εμφανίζεται διαφορετική οθόνη για την καταχώρηση των παραμέτρων του.
1. ΥΛΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ
Για τις ομάδες υλικών στοιχείων (Εμπορεύματα, Προϊόντα, Πρώτες Ύλες και Αναλώσιμα) εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη, στον τίτλο της οποίας εμφανίζεται η ομάδα (τύπος) του στοιχείου που θα δημιουργηθεί:
Οθόνη 1: Δημιουργία υλικού στοιχείου Τιμοκαταλόγου
ΠΕΔΙΟ - ΔΥΝΑΤΟΤΗΤΑ
ΕΠΕΞΗΓΗΣΗ
Κωδικός
Συμπληρώστε ένα νέο κωδικό στοιχείου τιμοκαταλόγου. (Υποχρεωτικό)
Ο κωδικός εμφανίζεται προσυμπληρωμένος με τον πρώτο ελεύθερο κωδικό της ομάδας στοιχείων που έχει επιλεγεί.
Ανάλογα με την ομάδα το σύστημα δίνει τιμές από διαφορετικό εύρος κωδικών στα νέα στοιχεία:
ΟΜΑΔΑ
ΑΠΟ
ΕΩΣ
Εμπορεύματα
10001
200000
Προϊόντα
200001
400000
Πρώτες ύλες
900001
910000
Αναλώσιμα
910001
920000
Πατήστε το κουμπί «Πρώτος ελεύθερος» για να δοθεί ο πρώτος ελεύθερος κωδικός της ομάδας (Ανίχνευση κενών).
Πατήστε το κουμπί «Τελευταίος ελεύθερος» για να δοθεί ο τελευταίος ελεύθερος κωδικός της ομάδας.
Περιγραφή είδους
Συμπληρώστε την περιγραφή τους είδους. (Υποχρεωτικό)
Ξενόγλωσση περιγραφή
Συμπληρώστε μια ξενόγλωσση περιγραφή για το είδος. Η περιγραφή αυτή μπορεί να χρησιμοποιηθεί στο μέλλον για αυτόματες παραγγελίες προς Προμηθευτές εξωτερικού.
Group είδους *
Επιλέξτε το Group που ανήκει το στοιχείο του Τιμοκαταλόγου από τις προκαθορισμένες τιμές. Τα Group είναι καταχωρημένα στους Πίνακες συστήματος (Πίνακας 2).
Κατηγορία είδους *
Επιλέξτε την κατηγορία που ανήκει το στοιχείο του Τιμοκαταλόγου από τις προκαθορισμένες τιμές. Οι κατηγορίες ειδών είναι καταχωρημένες στους Πίνακες συστήματος (Πίνακας 1).
Υποκατηγορία είδους *
Επιλέξτε την υποκατηγορία που ανήκει το στοιχείο του Τιμοκαταλόγου από τις προκαθορισμένες τιμές. Οι υποκατηγορίες ειδών είναι καταχωρημένες στους Πίνακες συστήματος (Πίνακας 3).
Κατασκευαστής
Επιλέξτε τον κωδικό του κατασκευαστή του στοιχείου του Τιμοκαταλόγου από τις προκαθορισμένες τιμές. Οι κατασκευαστές είναι καταχωρημένοι στους Πίνακες συστήματος (Πίνακας 12).
Κύριος προμηθευτής είδους
Επιλέξτε τον προμηθευτή από τον οποίο συνήθως αγοράζετε το συγκεκριμένο είδος.
Κωδικός είδους προμηθευτή
Συμπληρώστε τον κωδικό που χρησιμοποιεί ο κύριος προμηθευτής για το συγκεκριμένο είδος. Θα σας διευκολύνει στις αναζητήσεις του είδους κατά την καταχώρηση των Τιμολογίων αγοράς.
Συντελεστής Φ.Π.Α.
Επιλέξτε τον Συντελεστή ΦΠΑ που ανήκει το είδος από τις προκαθορισμένες τιμές. (Υποχρεωτικό)
Barcode
Συμπληρώστε το Barcode του στοιχείου του τιμοκαταλόγου. Η καταχώρηση του barcode που αναγράφεται στη συσκευασία του είδους θα διευκολύνει πολύ την έκδοση παραστατικών.
Αν δεν το συμπληρώσετε το σύστημα θα δημιουργήσει αυτόματα ένα δικό του barcode το οποίο είναι είναι τύπου Interleaved 2 of 5 MOD10. Ο κωδικός που δημιουργεί το σύστημα έχει την εξής μορφή: 99OXXXXXXC, όπου:
99
Σταθερά
O
Η ομάδα (τύπος) του στοιχείου του τιμοκαταλόγου
XXXXXX
Ο Κωδικός του τιμοκαταλόγου που πήρε το είδος μετά την καταχώρηση.
C
Check digit του Barcode (MOD10)
Part number
Συμπληρώστε το Part Number του είδους. Το πεδίο αυτό είναι καθαρά πληροφοριακό.
Διαθεσιμότητα
Επιλέξτε την διαθεσιμότητα που έχει το είδος. Οι διαθεσιμότητες ειδών είναι καταχωρημένες στους Πίνακες συστήματος (Πίνακας 47).
Αποθήκη
Επιλέξτε την αποθήκη που φυλάσσεται το είδος. Οι Αποθήκες ειδών είναι καταχωρημένες στους Πίνακες συστήματος (Πίνακας 33).
Συρτάρι
Συμπληρώστε το συρτάρι που φυλάσσεται το είδος αν υπάρχει τέτοιο μέσο αποθήκευσης. Το πεδίο αυτό είναι καθαρά πληροφορικό και μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε όπως σας εξυπηρετεί.
Βασική τιμή αγοράς
Στο πεδίο αυτό συμπληρώστε την τιμή αγοράς του είδους. Συνήθως θα πρέπει να καταχωρείτε την τελευταία τιμή αγοράς. Κατά την καταχώρηση των τιμολογίων αγοράς γίνεται σύγκριση μεταξύ αυτής της τιμής και της τιμής του Τιμολογίου. Αν εντοπιστεί οποιαδήποτε διαφορά βγαίνει προειδοποιητικό μήνυμα, το οποίο σας ενημερώνει για την διαφορά αυτή και ρωτά αν θα πρέπει να καταχωρήσει την τιμή του Τιμολογίου στο πεδίο αυτό. Η πράξη αυτή είναι πολύ σημαντική γιατί αν τηρείται το σύστημα υπολογισμού τιμής πώλησης ως ποσοστό επί της τιμής αγοράς, αλλάζοντας την τιμή αγοράς θα αλλάξουν απ’ ευθείας και οι τιμές πώλησης του είδους (Χονδρική και Λιανική) γεγονός που σας απαλλάσσει από συνεχείς ενημερώσεις των τιμών πώλησης των ειδών του τιμοκαταλόγου. Σε περίπτωση Προϊόντος συμπληρώστε το πλήρες κόστος κατασκευής.
Κέρδος χονδρικής % ή
Τιμή χονδρικής πώλησης
Η περιγραφή αυτού του πεδίου τροποποιείται ανάλογα με την τιμή της παραμέτρου συστήματος PercentPrices της παραγράφου CMP.CDO. Αν η τιμή της παραμέτρου είναι True τότε η περιγραφή του πεδίου είναι «Κέρδος χονδρικής %» διαφορετικά «Τιμή χονδρικής πώλησης». Στην 1η περίπτωση θα πρέπει να εισάγετε ένα ποσοστό κέρδους επί της τιμής αγοράς ενώ στη 2η μια standard τιμή χονδρικής πώλησης.
Κέρδος λιανικής % ή
Τιμή λιανικής πώλησης
Η περιγραφή αυτού του πεδίου, όπως και του προηγούμενου, τροποποιείται ανάλογα με την τιμή της παραμέτρου συστήματος PercentPrices της παραγράφου CMP.CDO. Αν η τιμή της παραμέτρου είναι True τότε η περιγραφή του πεδίου είναι «Κέρδος λιανικής %» διαφορετικά «Τιμή λιανικής πώλησης». Στην 1η περίπτωση θα πρέπει να εισάγετε ένα ποσοστό κέρδους επί της τιμής αγοράς ενώ στη 2η μια standard τιμή λιανικής πώλησης.
Όριο ασφαλείας
Το πεδίο αυτό χρησιμοποιείται για να καθορίσει το όριο ασφαλείας αποθέματος του είδους. Αν το απόθεμα του είδους πέσει κάτω απ’ αυτό το όριο θα πρέπει να γίνει παραγγελία
Μονάδα μέτρησης
Επιλέξτε την μονάδα μέτρησης του είδους από τις προκαθορισμένες τιμές. Οι Μονάδες μέτρησης είναι καταχωρημένες στους Πίνακες συστήματος (Πίνακας 26).
Συσκευασία
Επιλέξτε το είδος της συσκευασίας του είδους από τις προκαθορισμένες τιμές. Οι Συσκευασίες ειδών είναι καταχωρημένες στους Πίνακες συστήματος (Πίνακας 27).
Έκπτωση προμηθευτή
Αν ο προμηθευτής παρέχει κάποια standard έκπτωση για το είδος αυτό συμπληρώστε την στο πεδίο αυτό.
Ανώτατη έκπτωση είδους
Συμπληρώστε την ανώτατη έκπτωση που χορηγείτε στους πελάτες σας για το είδος αυτό. Συμπληρώνοντας μια τιμή μεγαλύτερη του μηδενός το σύστημα εμποδίζει τον χειριστή κατά την τιμολόγηση, να χορηγήσει στον πελάτη μεγαλύτερη έκπτωση από την τιμή που περιέχει το πεδίο.
Προσφορές
Σε περίπτωση που για διάφορους λόγους θέλετε να κάνετε προώθηση κάποιων ειδών μπορείτε να τα βάλετε σε προσφορά για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Στη περίπτωση αυτή συμπληρώστε τα τρία επόμενα πεδία, όπως αναλύονται παρακάτω:
- Έκπτωση προσφοράς
Συμπληρώστε στο πεδίο αυτό το ποσοστό της χορηγούμενης έκπτωσης προσφοράς. Αν το ποσοστό αυτό είναι μεγαλύτερο από την «Ανώτατη έκπτωση είδους» τότε παύει να ισχύει αυτή και ισχύει η «Έκπτωση προσφοράς» ως ανώτατη έκπτωση του είδους. Σε διαφορετική περίπτωση παραμένει σε ισχύ η «Ανώτατη έκπτωση είδους».
- Ημερομηνία έναρξης προσφοράς
Στο πεδίο αυτό συμπληρώστε την ημερομηνία από την οποία θα ξεκινά η προσφορά.
- Ημερομηνία λήξης προσφοράς
Στο πεδίο αυτό συμπληρώστε την ημερομηνία που λήγει η προσφορά. Αν η προσφορά είναι διαρκής βάλτε μια μεγάλη ημερομηνία στο πεδίο αυτό (Πχ 31/12/2050)
Απογραφή
Αν το είδος αυτό μπαίνει στην επίσημη απογραφή τέλους χρήσης σημειώστε την ένδειξη αυτή.
Καταργήθηκε
Αν το είδος έχει καταργηθεί αλλά δεν μπορείτε να το διαγράψετε γιατί υπάρχουν κινήσεις στον κωδικό του σημειώστε αυτήν την ένδειξη. Η ενέργεια αυτή θα εμποδίσει τους χειριστές να τιμολογήσουν αυτό το είδος στο μέλλον. Συνίσταται να μην διαγράφετε τα είδη αλλά να χρησιμοποιείτε αυτήν την ένδειξη.
* Σημείωση
Στην έκδοση αυτή του προγράμματος για να λειτουργήσει σωστά η κωδικοποίηση των πεδίων Group, Κατηγορία, Υποκατηγορία των ειδών του τιμοκαταλόγου θα πρέπει να ακολουθηθεί η λογική όπως αυτή των Λογαριασμών Γενικής Λογιστικής. Η κάθε βαθμίδα κατηγοριοποίησης των ειδών θα πρέπει να περιλαμβάνει τα στοιχεία της προηγούμενης. Η Υποκατηγορία είδους (κατώτερη βαθμίδα κατηγοριοποίησης) περιέχει έξι ψηφία. Τα τέσσερα πρώτα θα πρέπει να είναι της Κατηγορίας στην οποία ανήκει. Αντίστοιχα στην Κατηγορία είδους, η οποία αποτελείται από 4 ψηφία, θα πρέπει τα δύο πρώτα να αντιστοιχούν στο Group ειδών στο οποίο ανήκουν.
Ο τρόπος που θα κωδικοποιήσει η κάθε επιχείρηση για την κατηγοριοποίηση των ειδών της είναι διαφορετικός και εξαρτάται από τις ανάγκες πληροφόρησης που έχει. Παρακάτω αναφέρεται ένα απλό παράδειγμα μιας προτεινόμενης κωδικοποίησης για μια εταιρία που εμπορεύεται είδη ηλεκτρονικών υπολογιστών:
Group
01 Ηλεκτρονικοί υπολογιστές
02 Μέρη Ηλεκτρονικών υπολογιστών
Κατηγορία
01.01 Σταθεροί υπολογιστές (PC)
01.02 Laptop
02.01 Κάρτες δικτύου
02.02 Κάρτες ήχου
02.03 Κάρτες οθόνης
Υποκατηγορία
01.01.01 Επώνυμοι υπολογιστές
01.01.02 Υπολογιστές ΟΕΜ
01.02.01 Laptop επώνυμα
01.02.01 Laptop OEM
02.01.01 Κάρτες δικτύου PCI
02.01.02 Κάρτες δικτύου USB
02.02.01 Κάρτες ήχου PCI
02.02.02 Κάρτες ήχου USB
02.03.01 Κάρτες οθόνης VGA
02.03.02 Κάρτες οθόνης HDMI
02.03.03 Κάρτες οθόνης VIEW PORT
2. ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ
Για την ομάδαΥπηρεσίες εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη:
Κωδικός
Συμπληρώστε ένα κωδικό για τη νέα Υπηρεσία. (Υποχρεωτικό)
Ο κωδικός εμφανίζεται προσυμπληρωμένος με τον πρώτο ελεύθερο κωδικό της ομάδας «Υπηρεσίες».
Οι τιμές που μπορεί να δεχθεί το πεδίο αυτό είναι από 1-9000.
Πατήστε το κουμπί «Πρώτος ελεύθερος» για να δοθεί ο πρώτος ελεύθερος κωδικός της ομάδας «Υπηρεσίες» (Ανίχνευση κενών).
Πατήστε το κουμπί «Τελευταίος ελεύθερος» για να δοθεί ο τελευταίος ελεύθερος κωδικός της ομάδας «Υπηρεσίες».
Περιγραφή επεξεργασίας
Συμπληρώστε την περιγραφή της παρεχόμενης υπηρεσίας. Σημειώνεται ότι χρησιμοποιούμε τον όρο «Επεξεργασία» και όχι «Υπηρεσία» γιατί το στοιχείο αυτό του Τιμοκαταλόγου να χρησιμοποιηθεί και ως επεξεργασία που εκτελείται πάνω σε κάποιο άλλο παραγόμενο αντικείμενο της επιχείρησης.
Σύντομη περιγραφή
Συμπληρώστε μια σύντομη περιγραφή για την υπηρεσία αυτή.
Τμήμα παραγωγής
Επιλέξτε ένα τμήμα παραγωγής αν η υπηρεσία αφορά επεξεργασία που εκτελείται σε κάποιο τμήμα της επιχείρησης. Σε διαφορετική περίπτωση αφήστε το πεδίο κενό.
Συντελεστής Φ.Π.Α.
Επιλέξτε έναν από τους προκαθορισμένους συντελεστές ΦΠΑ, στον οποίο ανήκει η «Υπηρεσία».
Κόστος επεξεργασίας
Αν η υπηρεσία αφορά επεξεργασία σε κάποιο παραγόμενο είδος συμπληρώστε το κόστος παραγωγής αυτής της επεξεργασίας. Σε διαφορετική περίπτωση αφήστε στο πεδίο αυτό την τιμή μηδέν.
Τιμή χονδρικής
Συμπληρώστε την τιμή πώλησης της Υπηρεσίας αυτής σε παραστατικά χονδρικής πώλησης
Τιμή λιανικής
Συμπληρώστε την τιμή πώλησης της Υπηρεσίας αυτής σε παραστατικά λιανικής πώλησης
3. ΤΙΜΟΛΟΓΟΥΜΕΝΑ ΕΞΟΔΑ
Για την ομάδαΤιμολογούμενα Έξοδα εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη:
Οθόνη 3: Δημιουργία στοιχείου Τιμοκαταλόγου «Τιμολογούμενα έξοδα»
ΠΕΔΙΟ - ΔΥΝΑΤΟΤΗΤΑ
ΕΠΕΞΗΓΗΣΗ
Κωδικός
Συμπληρώστε ένα κωδικό για το νέο Τιμολογούμενο έξοδο. (Υποχρεωτικό)
Ο κωδικός εμφανίζεται προσυμπληρωμένος με τον πρώτο ελεύθερο κωδικό της ομάδας «Τιμολογούμενα έξοδα».
Οι τιμές που μπορεί να δεχθεί το πεδίο αυτό είναι από 9001-10000.
Πατήστε το κουμπί «Πρώτος ελεύθερος» για να δοθεί ο πρώτος ελεύθερος κωδικός της ομάδας «Τιμολογούμενα έξοδα» (Ανίχνευση κενών).
Πατήστε το κουμπί «Τελευταίος ελεύθερος» για να δοθεί ο τελευταίος ελεύθερος κωδικός της ομάδας «Τιμολογούμενα έξοδα».
Συντελεστής Φ.Π.Α.
Επιλέξτε έναν από τους προκαθορισμένους συντελεστές ΦΠΑ, στον οποίο ανήκει το «Τιμολογούμενο έξοδο»
Τιμή κόστους
Συμπληρώστε το κόστος χρέωσης της υπηρεσίας αυτής από τον πάροχο.
Τιμή χονδρικής
Συμπληρώστε την τιμή που θα χρεώνεται στον πελάτη μας η υπηρεσία αυτή σε παραστατικά χονδρικής πώλησης.
Τιμή λιανικής
Συμπληρώστε την τιμή που θα χρεώνεται στον πελάτη μας η υπηρεσία αυτή σε παραστατικά λιανικής πώλησης.
Για περισσότερες πληροφορίες πάνω στη διαχείριση των αρχείων του συστήματος μεταβείτε στην ενότητα Διαχείριση εγγραφών.
της εργαλειοθήκης του Browser ή πατήστε δεξί κλικ και επιλέξτε Εισαγωγή από το popup menu. Θα εμφανιστεί η παρακάτω οθόνη:
