Μπορείτε να κάνετε ταμειακές εγγραφές καλώντας από το Βασικό Menu την επιλογή Κινήσεις -> Ταμειακές εγγραφές ή να πατήσετε το εικονίδιο της γραμμής εργαλείων της εφαρμογής. Κάνοντας αυτήν την επιλογή θα εμφανιστεί αμέσως η παρακάτω οθόνη:
Στο πεδίο αυτό συμπληρώστε τον αριθμό της ταμειακής εγγραφής που θέλετε να διορθώσετε. Για νέα εγγραφή αφήστε την τιμή μηδέν στο πεδίο αυτό και το σύστημα θα προτείνει τον αμέσως επόμενο ελεύθερο αριθμό εγγραφής. Ο αριθμός εγγραφής ταμειακών και συμψηφιστικών πράξεων είναι σειριακός αριθμός, κοινός και για τους δύο τύπους λογιστικών εγγραφών, ο οποίος ξεκινά από το 1 στην αρχή κάθε χρήσης.
Ημερομηνία
Στο πεδίο αυτό καταχωρήστε την ημερομηνία που έγινε η ταμειακή πράξη. Η ημερομηνία αυτή θα πρέπει να είναι εντός της τρέχουσας χρήσης (Έτος ημερομηνίας Login του χρήστη).
Κωδικός παραστατικού
Επιλέξτε από την πτυσσόμενη λίστα το κατάλληλο ταμειακό παραστατικό με το οποίο θα καταχωρήσετε την ταμειακή πράξη.
Λογαριασμός Ταμείου
Ο λογαριασμός ταμείου συμπληρώνεται αυτόματα και είναι αυτός που αναφέρεται στις προδιαγραφές του ταμειακού παραστατικού που επιλέξατε. Το πεδίο αυτό δεν μπορεί να τροποποιηθεί από τον χρήστη (Protected).
Λογαριασμός συναλλαγής
Επιλέξτε τον αντισυμβαλλόμενο λογαριασμό που θα χρεωθεί ή θα πιστωθεί, ανάλογα με το είδος του παραστατικού που έχετε επιλέξει. Συνήθως είναι λογαριασμός Πελάτη ή Προμηθευτή. Μπορεί όμως να είναι και άλλου είδους λογαριασμός, όπως Τράπεζα, άλλο Ταμείο κ.λπ. Για λεπτομέρειες πάνω στην αναζήτηση λογαριασμών ανατρέξτε στην παράγραφο Αναζήτηση λογαριασμού.
Ποσό
Συμπληρώστε το ποσό που αφορά την ταμειακή πράξη. Αν θέλετε να κάνετε κάποιο υπολογισμό και δεν έχετε διαθέσιμο κομπιουτεράκι στο γραφείο σας, πατήστε το εικονίδιο στα δεξιά του ποσού. Αφού κάνετε τις πράξεις που θέλετε πατήστε Ctrl+Enter και το αποτέλεσμα θα περάσει στο ποσό συναλλαγής.
Αιτιολογία
Στο πεδίο αυτό συμπληρώστε μια σύντομη αιτιολογία για την εγγραφή. Υπάρχουν έτοιμες αιτιολογίες οι οποίες είναι καταχωρημένες στους πίνακες συστήματος (Πίνακας 17). Πατώντας F2 ή το 1ο κουμπί με τις τελίτσες […] ανοίγει ο πίνακας με τις έτοιμες αιτιολογίες, απ’ όπου μπορείτε να επιλέξετε την κατάλληλη για την περίπτωση και πατώντας Διπλό κλικ ή Enter η αιτιολογία θα περάσει στο σχετικό πεδίο. Την αιτιολογία αυτή μπορείτε να την τροποποιήσετε ή να την συμπληρώσετε. Μετά από συχνή χρήση και αφού έχετε εξοικειωθεί με το σύστημα μπορείτε, αν θυμάστε τον κωδικό της αιτιολογίας, να τον πληκτρολογείτε με ένα μείον (-) μπροστά και αμέσως το σύστημα θα φέρνει στο πεδίο της αιτιολογίας την περιγραφή του κωδικού που πληκτρολογήσατε. Αυτό είναι πολύ βολικό γιατί αποφεύγετε το άνοιγμα του πίνακα.
Πέραν της σύντομης αιτιολογίας η ταμειακή εγγραφή διαθέτει και ένα πεδίο εκτεταμένης αιτιολογίας για άρθρα στα οποία υπάρχει ανάγκη μακροσκελούς αιτιολογίας. Για να ανοίξετε και να καταχωρήσετε την εκτεταμένη αιτιολογία στο πεδίο αυτό πατήστε το δεύτερο κουμπί με τις τελίτσες [...]. Θα ανοίξει ο επεξεργαστής κειμένου της εφαρμογής στον οποίο μπορείτε να γράψετε ένα πολύ μεγάλο κείμενο (2GB!) για την εγγραφή σας.
Εκτυπωτής
Στο πεδίο επιλέξτε από την πτυσσόμενη λίστα τον εκτυπωτή που θέλετε να στείλετε την εκτύπωση. Το σύστημα αυτόματα προτείνει τον εκτυπωτή που έχει δηλωθεί στις προδιαγραφές του ταμειακού παραστατικού που έχετε επιλέξει για να κάνετε την εγγραφή. Αν δεν θέλετε να εκτυπωθεί το παραστατικό επιλέξετε τον εκτυπωτή NUL PRINTER
Καταχώρηση ταμειακής εγγραφής
Μετά τη συμπλήρωση των στοιχείων της ταμειακής εγγραφής πατήστε το κουμπί Καταχώρηση για να δημιουργηθεί το λογιστικό άρθρο και να καταχωρηθεί στη βάση δεδομένων.
Τροποποίηση ταμειακής εγγραφής
Προκειμένου να τροποποιήσετε μια ταμειακή λογιστική εγγραφή που έχετε κάνει ακολουθείστε την παρακάτω διαδικασία:
Συμπληρώστε στο πεδίο αριθμός εγγραφής τον αριθμό της και πατήστε Enter.
Μόλις η εγγραφή εμφανιστεί κάντε τις αλλαγές που επιθυμείτε και ξανακαταχωρήστε την πατώντας το κουμπί Καταχώρηση
Προϋποθέσεις για την τροποποίηση ταμειακής εγγραφής
Θα πρέπει να έχετε δικαιώματα διαχείρισης λογιστικών εγγραφών
Η λογιστική εγγραφή θα πρέπει να βρίσκεται στα προσωρινά αρχεία
Διαγραφή ταμειακής εγγραφής
Προκειμένου να διαγράψετε μια ταμειακή λογιστική εγγραφή ακολουθείστε την παρακάτω διαδικασία:
Συμπληρώστε στο πεδίο αριθμός εγγραφής τον αριθμό της και πατήστε Enter.
Μόλις η εγγραφή εμφανιστεί στην οθόνη πατήστε το κουμπί Διαγραφή
Πατήστε Ναι στο μήνυμα επιβεβαίωσης.
Προϋποθέσεις για την διαγραφή ταμειακής εγγραφής
Θα πρέπει να έχετε δικαιώματα διαχείρισης λογιστικών εγγραφών
Η λογιστική εγγραφή θα πρέπει να βρίσκεται στα προσωρινά αρχεία
Επισύναψη αρχείων σε λογιστικό άρθρο
Η εφαρμογή παρέχει τη δυνατότητα να επισυνάψετε ένα ή περισσότερα αρχεία σε κάθε λογιστικό άρθρο που κάνετε. Τα έγγραφα αυτά μπορεί να είναι αρχεία οποιουδήποτε τύπου, όπως αρχεία Word (.doc ή .docx), αρχεία Excel (.xls, .xlsx), αρχεία φωτογραφιών (.jpg, .bmp, .png) αρχεία Pdf κ.λπ. Για να επισυνάψετε αρχεία σε λογιστικό άρθρο ακολουθείστε τη διαδικασία που περιγράφεται στην παράγραφο Επισύναψη αρχείων σε λογιστικό άρθρο.
Tips
Για να κάνετε ταμειακές εγγραφές θα πρέπει να έχετε δικαιώματα διαχείρισης λογιστικών άρθρων.
Ο αριθμός εγγραφής μετά από διαγραφή του λογιστικού άρθρου δεν επαναχρησιμοποιείται.
Το ποσό συναλλαγής μπορεί να είναι αρνητικός αριθμός.
Τις διαδικασίες τροποποίησης και διαγραφής λογιστικού άρθρου μπορείτε να τις εκτελέσετε μέσα από το πρόγραμμα «Αναλυτική κίνηση λογαριασμού»
της γραμμής εργαλείων της εφαρμογής. Κάνοντας αυτήν την επιλογή θα εμφανιστεί αμέσως η παρακάτω οθόνη: