Μπορείτε να κάνετε συμψηφιστικές λογιστικές εγγραφές καλώντας από το Βασικό Menu την επιλογή Κινήσεις -> Συμψηφιστικές εγγραφές ή να πατήσετε το εικονίδιο της γραμμής εργαλείων της εφαρμογής. Κάνοντας αυτήν την επιλογή θα εμφανιστεί αμέσως η παρακάτω οθόνη:
Οθόνη 1: Συμψηφιστικές εγγραφές
Πίνακας επεξήγησης πεδίων συμψηφιστικών εγγραφών:
ΠΕΔΙΟ - ΔΥΝΑΤΟΤΗΤΑ
ΕΠΕΞΗΓΗΣΗ
Κεφαλίδα
Επεξήγηση πεδίων κεφαλίδας συμψηφιστικών εγγραφών
Αριθμός εγγραφής
Στο πεδίο αυτό συμπληρώστε τον αριθμό της συμψηφιστικής εγγραφής που θέλετε να διορθώσετε. Για νέα εγγραφή αφήστε την τιμή μηδέν στο πεδίο αυτό και πατήστε Enter. Tο σύστημα θα προτείνει τον αμέσως επόμενο ελεύθερο αριθμό εγγραφής. Ο αριθμός εγγραφής ταμειακών και συμψηφιστικών πράξεων είναι σειριακός αριθμός, κοινός και για τους δύο τύπους λογιστικών εγγραφών, ο οποίος ξεκινά από το 1 στην αρχή κάθε χρήσης.
Ημερομηνία
Στο πεδίο αυτό καταχωρήστε την ημερομηνία που έγινε η λογιστική πράξη. Η ημερομηνία αυτή θα πρέπει να είναι εντός της τρέχουσας χρήσης (Έτος ημερομηνίας Login του χρήστη).
Κωδικός παραστατικού
Επιλέξτε από την πτυσσόμενη λίστα το κατάλληλο συμψηφιστικό παραστατικό με το οποίο θα καταχωρήσετε τη λογιστική πράξη.
ΜΑΡΚ συσχετιζόμενου παραστατικού
Αφορά τον χαρακτηρισμό της λογιστικής εγγραφής στην πλατφόρμα myData με συσχετιζόμενα παραστατικά προμηθευτών. Δείτε παρακάτω τον τρόπο χρήσης του πεδίου.
Σχετικό παραστατικό/Ημερομηνία
Στα δύο πεδία αυτά συμπληρώστε τον αριθμό και την ημερομηνία του σχετικού παραστατικού που προκαλεί την λογιστική πράξη. Η συμπλήρωση των πεδίων αυτών δεν είναι υποχρεωτική και καταχωρούνται μόνο εφόσον είναι διαθέσιμα. Σε περίπτωση που τα συμπληρώσετε και βρεθεί στα αρχεία άλλη εγγραφή με τα ίδια στοιχεία το σύστημα θα βγάλει προειδοποιητικό μήνυμα για αποφυγή διπλοεγγραφής.
Αριθμός εισαγωγής
Συμπληρώστε στο πεδίο αυτό τον αριθμό της εισαγωγής από το εξωτερικό. Χρησιμοποιείται για την συγκέντρωση των εξόδων μιας εισαγωγής.
Καθαρή αξία / ΦΠΑ
Στα πεδία αυτά συμπληρώστε την καθαρή αξία και τον ΦΠΑ του τιμολογίου με το οποίο σχετίζεται η λογιστική εγγραφή. Οι τιμές των πεδίων αυτών χρησιμοποιούνται για τις Συγκεντρωτικές τιμολογίων και ΜΥΦ, είναι όμως άσχετα με τους λογαριασμούς που θα κινήσετε στο λογιστικό άρθρο. Τα πεδία αυτά θα πρέπει να παίρνουν τιμές μόνον εφόσον αναφέρεται στις προδιαγραφές του συμψηφιστικού παραστατικού που χρησιμοποιήθηκε για καταχώρηση της λογιστικής πράξης ότι ενημερώνει Συγκεντρωτικές τιμολογίων ή ΜΥΦ.
Κωδικός συναλλασσόμενου
Στο πεδίο αυτό συμπληρώστε τον κωδικό του συναλλασσόμενου που σχετίζεται με την λογιστική πράξη. Το πεδίο αυτό είναι υποχρεωτικό εφόσον στις προδιαγραφές του συμψηφιστικού παραστατικού αναφέρεται ότι ενημερώνει Συγκεντρωτικές τιμολογίων ή ΜΥΦ. Για τιμολόγια αγορών ή δαπανών συναλλασσόμενοι είναι οι Προμηθευτές ενώ για τιμολόγια πωλήσεων ή εσόδων οι Πελάτες. Ο κωδικός συναλλασσόμενου που θα χρησιμοποιηθεί δεν σχετίζεται με τους λογαριασμούς του λογιστικού άρθρου.
Αιτιολογία
Στο πεδίο αυτό συμπληρώστε μια σύντομη αιτιολογία για την εγγραφή. Υπάρχουν έτοιμες αιτιολογίες οι οποίες είναι καταχωρημένες στους Πίνακες συστήματος (Πίνακας 17). Πατώντας F2 ή το 1ο κουμπί με τις τελίτσες […] ανοίγει ο πίνακας με τις έτοιμες αιτιολογίες, απ’ όπου μπορείτε να επιλέξετε την κατάλληλη για την περίπτωση και πατώντας Διπλό κλικ ή Enter η αιτιολογία θα περάσει στο σχετικό πεδίο. Την αιτιολογία αυτή μπορείτε να την τροποποιήσετε ή να την συμπληρώσετε. Μετά από συχνή χρήση και αφού έχετε εξοικειωθεί με το σύστημα μπορείτε, αν θυμάστε τον κωδικό της αιτιολογίας, να τον πληκτρολογείτε με ένα μείον (-) μπροστά και αμέσως το σύστημα θα φέρνει στο πεδίο της αιτιολογίας την περιγραφή του κωδικού που πληκτρολογήσατε. Αυτό είναι πολύ βολικό γιατί αποφεύγετε το άνοιγμα του πίνακα.
Πέραν της σύντομης αιτιολογίας η συμψηφιστική εγγραφή διαθέτει και ένα πεδίο εκτεταμένης αιτιολογίας για άρθρα στα οποία υπάρχει ανάγκη μακροσκελούς αιτιολογίας. Για ανοίξετε και να καταχωρήσετε την εκτεταμένη αιτιολογία στο πεδίο αυτό πατήστε το δεύτερο κουμπί με τις τελίτσες […]. Θα ανοίξει ο επεξεργαστής κειμένου της εφαρμογής στον οποίο μπορείτε να γράψετε ένα πολύ μεγάλο κείμενο (2GB!) για την εγγραφή σας.
Πρόταση εγγραφής
Το κουμπί Πρόταση εγγραφής ενεργοποιείται μόνο στη περίπτωση που το λογιστικό άρθρο αφορά Αγορά αγαθών ή υπηρεσιών από την εγχώρια αγορά και είναι συμπληρωμένα τα πεδία ΜΥΦ (Συναλλασσόμενος, Καθαρή αξία και ΦΠΑ). Σ' αυτή τη περίπτωση αν πατήσετε το συγκεκριμένο κουμπί το σύστημα θα προτείνει διάφορα λογιστικά άρθρα που ταιριάζουν με τα δεδομένα του συναλλασσόμενου. Στην κορυφή της λίστας θα εμφανιστούν αυτά που έχουν χρησιμοποιηθεί τις περισσότερες φορές κατά το παρελθόν. Τα στοιχεία για την εμφάνιση των προτεινόμενων λογιστικών άρθρων αντλούνται από τις καταχωρήσεις της τρέχουσας και της προηγούμενης χρήσης. Επιλέξτε το άρθρο που ταιριάζει στην περίπτωση σας και πατήστε Enter για να καταχωρηθεί στις αναλυτικές γραμμές ή Escape για να ακυρώσετε τη διαδικασία "Πρόταση εγγραφής". Το προτεινόμενο άρθρο εφόσον εισαχθεί στις αναλυτικές γραμμές μπορείτε να το τροποποιήσετε με όποιον τρόπο θέλετε, αν και στις περισσότερες περιπτώσεις θα καταχωρηθεί ως έχει.
Στο πεδίο αυτό εισάγετε τον κωδικό του λογαριασμού που θέλετε να κινήσετε. Αν γνωρίζετε τον κωδικό του λογαριασμού πληκτρολογήστε τον απ’ ευθείας στο πεδίο, διαφορετικά αφήστε τον κενό και πατήστε Enter, προκειμένου να αναζητήσετε και να επιλέξετε τον λογαριασμό που θέλετε να κινήσετε. Εκτός από τον κωδικό λογαριασμού μπορείτε να πληκτρολογήσετε τα αρχικά γράμματα του τίτλου του λογαριασμού (Π.χ. ΤΡΑΠΕΖΑ). Σ’ αυτή την περίπτωση θα ανοίξει ο Browser επιλογής λογαριασμών ταξινομημένος κατά αλφαβητική σειρά τίτλου και τοποθετημένος στον πρώτο λογαριασμού, όπου τα αρχικά γράμματα του τίτλου του ταιριάζουν με τα στοιχεία που πληκτρολογήσατε. Για περισσότερες λεπτομέρειες πάνω στην αναζήτηση λογαριασμών ανατρέξτε στην παράγραφο Αναζήτηση λογαριασμού.
Περιγραφή Λογαριασμού
Στο πεδίο αυτό καταχωρείται ο τίτλος του λογαριασμού που έχει εισαχθεί. Η περιγραφή αυτή δεν μπορεί να τροποποιηθεί από τον χρήστη (Protected).
Χρέωση
Στο πεδίο αυτό συμπληρώστε το ποσό χρέωσης αν ο λογαριασμός χρεώνεται διαφορετικά αφήστε το πεδίο κενό και πατήστε Enter. Αυτόματα θα μεταβείτε στο πεδίο της πίστωσης όπου θα πρέπει να συμπληρώσετε το αντίστοιχο ποσό. Τουλάχιστον ένα ποσό διάφορο του μηδενός θα πρέπει να καταχωρηθεί στην Χρέωση ή την Πίστωση του λογαριασμού.
Πίστωση
Στο πεδίο αυτό συμπληρώστε το ποσό πίστωσης αν ο λογαριασμός πιστώνεται διαφορετικά αφήστε το πεδίο κενό και πατήστε Enter. Αυτόματα θα μεταβείτε στο πεδίο της χρέωσης όπου θα πρέπει να συμπληρώσετε το αντίστοιχο ποσό. Τουλάχιστον ένα ποσό διάφορο του μηδενός θα πρέπει να καταχωρηθεί στην Χρέωση ή την Πίστωση του λογαριασμού. Εφόσον έχετε καταχωρήσει χρεώσεις λογαριασμών και έχετε μεταβεί στην στήλη πίστωσης τότε το σύστημα αυτόματα προτείνει ως ποσό πίστωσης το ποσό που υπολείπεται ώστε να κλείσει το λογιστικό άρθρο.
Καταχώρηση συμψηφιστικής εγγραφής
Μετά την συμπλήρωση όλων των στοιχείων του λογιστικού άρθρου θα πρέπει να το καταχωρήσετε στη Βάση δεδομένων. Προκειμένου να καταχωρήσετε το λογιστικό άρθρο στη βάση δεδομένων πατήστε το πλήκτρο F10 ή το εικονίδιο . Θα εμφανιστεί η παρακάτω οθόνη επιλογών:
Οθόνη 2: Επιλογές καταχώρησης λογιστικού άρθρου
Ανάλυση επιλογών καταχώρησης
Αποθήκευση και αποστολή myData: Η επιλογή αυτή ενεργοποιείται κάτω από συγκεκριμένες προϋποθέσεις και προσφέρει τη δυνατότητα καταχώρησης του λογιστικού άρθρου και ταυτόχρονα διαβίβαση του χαρακτηρισμού της εγγραφής ή του μη συσχετιζόμενου παραστατικού στην πλατφόρμα myData της ΑΑΔΕ. Σε περίπτωση που αποτύχει η διαβίβαση σε myData το λογιστικό άρθρο καταχωρείται στην τοπική βάση δεδομένων και μπορείτε να το διαβιβάσετε αργότερα είτε με Batch είτε με Manual διαδικασία. Για να είναι ενεργοποιημένη αυτή διαδικασία θα πρέπει να ισχύουν οι παρακάτω προϋποθέσεις:
Θα πρέπει ο χειριστής να έχει δικαιώματα διαχείρισης λογιστικών εγγραφών.
Το παραστατικό myData που χρησιμοποιείται να έχει ενεργοποιημένη την ένδειξη Αποστολή On-Line.
Σε περίπτωση χαρακτηρισμού να έχει καταχωρηθεί το ΜΑΡΚ εκδότη.
Να μην έχει ήδη αποσταλεί παραστατικό η χαρακτηρισμός στην πλατφόρμα myData. Σε περίπτωση που η λογιστική εγγραφή αφορά χαρακτηρισμό που έχει ήδη αποσταλλεί στη σχετική πλατφόρμα, η επιλογή εμφανίζεται ενεργοποιημένη με τίτλο Αποθήκευση και επαναποστολή myData, ενώ ταυτόχρονα εμφανίζεται απενεργοποιημένη την επιλογή Ακύρωση παραστατικού myData. Αυτό συμβαίνει γιατί στα συσχετιζόμενα παραστατικά, για τα οποία αποστέλλεται χαρακτηρισμός του ΜΑΡΚ εκδότη, δεν παρέχεται από την πλατφόρμα myData μηχανισμός ακύρωσης παρά μόνο τροποποίησης.
Επεξεργασία παραστατικού myData: Με την επιλογή αυτή εμφανίζεται η εγγραφή myData που πρόκειται να σταλεί στην Α.Α.Δ.Ε, την οποία μπορείτε να τροποποιήσετε ανάλογα με τις ανάγκες σας. Ανάλογα με τον τύπο του λογιστικού παραστατικού myData (Συσχετιζόμενο ή μη συσχετιζόμενο) εμφανίζεται διαφορετική οθόνη. Για περισσότερες λεπτομέρειες ανατρέξτε στην ενότητα Διαχείριση εξόδων myData.
Προεπισκόπηση myData XML. Η διαδικασία αυτή ενεργοποιείται μόνο στη περίπτωση που το λογιστικό άρθρο αφορά παραστατικά myData και σας επιτρέπει να δείτε το XML αρχείο που διαβιβάστηκε ή θα διαβιβαστεί στην πλατφόρμα myData. Η επιλογή αυτή δεν επιφέρει καμία μεταβολή στη τοπική ή στη βάση δεδομένων myData.
Ακύρωση εγγραφής myData: Η επιλογή αυτή σας επιτρέπει να ακυρώσετε με μια λογιστική εγγραφή που έχετε ήδη διαβιβάσει στην πλατφόρμα myData. Όταν η επιλογή αυτή είναι ενεργοποιημένη όλες οι προηγούμενες διαδικασίες καταχώρησης και διαγραφής είναι απενεργοποιημένες. Η διαδικασία ακύρωσης δεν διαγράφει ούτε καταχωρεί τα νέα δεδομένα που πιθανόν έχετε εισάγει στο λογιστικό. Για να το κάνετε αυτό θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια από τις προηγούμενες διαδικασίες. Το ΜΑΡΚ ακύρωσης που επιστρέφεται από την myData δεν φυλάσσεται.
Καταχώρηση λογιστικού άρθρου: Η επιλογή αυτή είναι ενεργοποιημένη μόνο στη περίπτωση που έχετε δικαιώματα διαχείρισης λογιστικών εγγραφών και η εγγραφή δεν έχει διαβιβαστεί στην πλατφόρμα myData. Στη δεύτερη περίπτωση για να καταχωρήσετε την εγγραφή, θα πρέπει πρώτα να την ακυρώσετε στην πλατφόρμα myData (επιλογή 4). Σε όλες τις άλλες περιπτώσεις η επιλογή είναι διαθέσιμη για να καταχωρήσετε την εγγραφή στην τοπική βάση (χωρίς αποστολή σε myData).
Διαγραφή λογιστικού άρθρου: Η επιλογή αυτή είναι διαθέσιμη μόνο εφόσον α) έχετε δικαιώματα διαχείρισης λογιστικών εγγραφών β) η εγγραφή είναι ήδη καταχωρημένη στην τοπική βάση δεδομένων και γ) δεν έχει διαβιβαστεί σε myData. Στην τελευταία περίπτωση για να μπορέσετε να την διαγράψετε, θα πρέπει πρώτα να την ακυρώσετε στην πλατφόρμα myData (επιλογή 4).
Επιστροφή στις αναλυτικές γραμμές: Με την επιλογή αυτή μπορείτε να διακόψετε τη διαδικασία καταχώρησης και να επιστρέψετε στις αναλυτικές γραμμές για επανέλεγχο και διορθώσεις. Η διαδικασία αυτή εκτελείται και με το πλήκτρο Escape.
Ακύρωση και επιστροφή στην αρχή: Με την διαδικασία αυτή μπορείτε να ακυρώσετε την διαδικασία καταχώρηση και να επιστρέψετε στην αρχή για καταχώρηση νέου λογιστικού άρθρου.
Τροποποίηση συμψηφιστικής εγγραφής
Προκειμένου να τροποποιήσετε μια λογιστική εγγραφή που έχετε κάνει ακολουθείστε την παρακάτω διαδικασία:
Συμπληρώστε στο πεδίο αριθμός εγγραφής τον αριθμό της και πατήστε Enter.
Μόλις η εγγραφή εμφανιστεί στην οθόνη κάντε τις αλλαγές που επιθυμείτε και ξανακαταχωρήστε την εγγραφή (F10)
Προϋποθέσεις για την τροποποίηση συμψηφιστικής εγγραφής
Θα πρέπει να έχετε δικαιώματα διαχείρισης λογιστικών εγγραφών
Η λογιστική εγγραφή θα πρέπει να βρίσκεται στα προσωρινά αρχεία
Αν πρόκειται για εγγραφή myData να μην έχει διαβιβαστεί
Διαγραφή συμψηφιστικής εγγραφής
Προκειμένου να διαγράψετε μια λογιστική εγγραφή ακολουθείστε την παρακάτω διαδικασία:
Συμπληρώστε στο πεδίο αριθμός εγγραφής τον αριθμό της και πατήστε Enter.
Μόλις η εγγραφή εμφανιστεί στην οθόνη πατήστε F4 ή το εικονίδιο διαγραφής
Πατήστε Ναι στο μήνυμα επιβεβαίωσης.
Προϋποθέσεις για την διαγραφή συμψηφιστικής εγγραφής
Θα πρέπει να έχετε δικαιώματα διαχείρισης λογιστικών εγγραφών
Η λογιστική εγγραφή θα πρέπει να βρίσκεται στα προσωρινά αρχεία
Αν πρόκειται για εγγραφή myData να μην έχει διαβιβαστεί
Επισύναψη αρχείων σε λογιστικό άρθρο
Η εφαρμογή παρέχει τη δυνατότητα να επισυνάψετε ένα ή περισσότερα αρχεία σε κάθε λογιστικό άρθρο που κάνετε. Τα έγγραφα αυτά μπορεί να είναι αρχεία οποιουδήποτε τύπου, όπως αρχεία word (.doc ή .docx), αρχεία Excel (.xls, .xlsx), αρχεία φωτογραφιών (.jpg, .bmp, .png) αρχεία Pdf κ.λπ. Για να επισυνάψετε αρχεία σε λογιστικό άρθρο ακολουθείστε τη διαδικασία που περιγράφεται στην παράγραφο Επισύναψη αρχείων σε λογιστικό άρθρο.
Αυτόματη εξόφληση προμηθευτή
Αν το λογιστικό άρθρο περιέχει τουλάχιστον ένα λογαριασμό εξόδου (6x), τότε κατά την καταχώρηση (F10) θα ερωτηθείτε αν θέλετε να γίνει εξόφληση του παραστατικού. Αν έχετε πληρώσει τον προμηθευτή μετρητά και απαντήσετε Ναι στο μήνυμα τότε θα εμφανιστεί η οθόνη Ταμειακών πράξεων με συμπληρωμένα τα στοιχεία του συναλλασσόμενου ώστε να γίνει και η ταμειακή πράξη εξόφλησης. Η ενέργεια αυτή είναι πολύ βολική κυρίως γιατί αποφεύγετε να ξεχάσετε να καταχωρήσετε την εγγραφή εξόφλησης.
Αυτόματη πρόταση εγγραφής
Αν το λογιστικό άρθρο αφορά, όπως προαναφέρθηκε, Αγορές ειδών ή Υπηρεσιών από την εγχώρια αγορά, το σύστημα θα ενεργοποιήσει το κουμπί Πρόταση εγγραφής. Αν το πατήσετε θα εμφανιστεί η παρακάτω οθόνη 3, με προτάσεις εγγραφών στηριγμένες σε προηγούμενες καταχωρίσεις του ίδιου προμηθευτή κατά το πρόσφατο παρελθόν (τρέχουσα και προηγούμενη χρήση).
Οθόνη 3: Προτάσεις λογιστικών εγγραφών
Tips
Με το πρόγραμμα των συμψηφιστικών εγγραφών καταχωρούνται όλες οι λογιστικές πράξεις που δεν περιλαμβάνουν κίνηση του λογαριασμού Ταμείου.
Μπορείτε να κάνετε ταμειακές πράξεις με συμψηφιστικές εγγραφές αλλά δεν ενδείκνυται γιατί η χρήση του ειδικού προγράμματος υπερέχει σημαντικά.
Για να κάνετε συμψηφιστικές εγγραφές θα πρέπει να έχετε δικαιώματα διαχείρισης λογιστικών άρθρων.
Ο αριθμός εγγραφής μετά από διαγραφή του λογιστικού άρθρου δεν επαναχρησιμοποιείται.
Κατά την καταχώριση αλλάζει η σειρά εμφάνισης των λογαριασμών ώστε να εμφανίζονται πρώτα οι χρεούμενοι και μετά οι πιστούμενοι.
Τα ποσά Χρέωσης και Πίστωσης μπορεί να είναι αρνητικοί αριθμοί.
Μόνο μια στήλη Χρέωση ή Πίστωση μπορεί να περιέχει ποσό διάφορο του μηδενός. Η άλλη θα πρέπει να είναι υποχρεωτικά μηδέν.
Δεν μπορεί να καταχωρηθεί λογιστικό άρθρο στο οποίο υπάρχει διαφορά μεταξύ συνολικής χρέωσης και πίστωσης.
Τα ποσά Χρέωσης και Πίστωσης μπορεί να είναι αρνητικοί αριθμοί.
Τις διαδικασίες τροποποίησης και διαγραφής λογιστικού άρθρου μπορείτε να τις εκτελέσετε μέσα από το πρόγραμμα «Αναλυτική κίνηση λογαριασμού».
της γραμμής εργαλείων της εφαρμογής. Κάνοντας αυτήν την επιλογή θα εμφανιστεί αμέσως η παρακάτω οθόνη:
. Θα εμφανιστεί η παρακάτω οθόνη επιλογών:
