Στην τελευταία έκδοση της εφαρμογής προστέθηκε η δυνατότητα επισύναψης αρχείων στα λογιστικά άρθρα. Υποστηρίζονται όλοι οι γνωστοί τύποι αρχείων (.pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .jpg, .png καθώς και οποιοσδήποτε άλλος τύπος αρχείου).
Προϋποθέσεις για την επισύναψη αρχείου σε λογιστικό άρθρο
Θα πρέπει να έχετε δικαιώματα διαχείρισης λογιστικών εγγραφών.
Το λογιστικό άρθρο θα πρέπει να είναι καταχωρημένο στα προσωρινά αρχεία.
Προσθήκη συνημμένου σε λογιστικό άρθρο
Η επισύναψη ενός αρχείου σε λογιστικό άρθρο μπορεί να γίνει είτε από τα προγράμματα καταχώρησης Συμψηφιστικών και Ταμειακών εγγραφών είτε μέσα από το πρόγραμμα Αναλυτικής κίνησης λογαριασμού. Η διαδικασία είναι ακριβώς η ίδια απλώς διαφέρει ο τρόπος κλήσης:
1. Επισύναψη αρχείου μέσα από την καταχώρηση συμψηφιστικής εγγραφής
Συμπληρώστε έναν από τους λογαριασμούς που περιέχονται στο λογιστικό άρθρο στο οποίο θέλετε να επισυνάψετε αρχεία.
Συμπληρώστε όλα τα υπόλοιπα κριτήρια και πατήστε Ανάκτηση.
Εντοπίστε και επιλέξτε μέσα στον Browser της αναλυτικής κίνησης του λογαριασμού την εγγραφή που σας ενδιαφέρει.
Πατήστε Δεξί κλικ και επιλέξτε Συνημμένα από το Popup menu.
Οποιαδήποτε διαδικασία και αν ακολουθήσετε θα εμφανιστεί η παρακάτω οθόνη:
Οθόνη 1: Πίνακας συνημμένων λογιστικού άρθρου
Για να επισυνάψετε ένα νέο αρχείο πατήστε (+) από το αριθμητικό πληκτρολόγιο ή το εικονίδιοαπό την γραμμή εργαλείων ή Δεξί κλικ και Προσθήκη. Θα εμφανιστεί η παρακάτω οθόνη:
Οθόνη 2: Προσθήκη συνημμένου
Με την οθόνη 2 μπορείτε να προσθέτετε ένα συνημμένο αρχείο κάθε φορά στον πίνακα συνημμένων του λογιστικού άρθρου :
Στο πεδίο Αρχείο συμπληρώστε το όνομα του αρχείου μαζί με την διαδρομή (Full path file name) που θέλετε να επισυνάψετε. Εναλλακτικά πατήστε το κουμπί με τις τελίτσες […] και επιλέξτε μέσω του File manager των Windows το αρχείο που θέλετε να επισυνάψετε.
Γράψτε μια Περιγραφή για το αρχείο αυτό (Προαιρετικό)
Αν θέλετε να δημιουργηθεί ένα αντίγραφο του αρχείου στην Database σημειώστε (Check) το αντίστοιχο πεδίο. Σημειώνεται ότι αν τσεκάρετε την ένδειξη αυτή και επισυνάπτετε αρχεία μεγάλου μεγέθους: όπως video ή μουσικά αρχεία, ο χρόνος δημιουργίας του αντιγράφου μπορεί να είναι πολύ μεγάλος και ποικίλει ανάλογα με το μέγεθος του αρχείου.
Τέλος πατήστε το κουμπί Επισύναψη.
Θα κλείσει η Οθόνη 2 και το αρχείο που επισυνάψατε θα εμφανιστεί στον πίνακα συνημμένων του λογιστικού άρθρου (Οθόνη 1).
Την διαδικασία αυτή μπορείτε να την επαναλάβετε όσες φορές θέλετε. Για να καταχωρηθούν όσα νέα αρχεία επισυνάψατε στον πίνακα συνημμένων του λογιστικού άρθρου πατήστε το κουμπί Καταχώρηση της Οθόνης 1
Διαγραφή συνημμένου από λογιστικό άρθρο
Για να διαγράψετε ένα συνημμένο από τον πίνακα συνημμένων ενός λογιστικού άρθρου (Οθόνη 1) ακολουθείστε την παρακάτω διαδικασία:
Επιλέξτε το συνημμένο που θέλετε να διαγράψετε.
Προαιρετικά πατήστε Διπλό κλικ για να προβάλλετε το συνημμένο και να βεβαιωθείτε ότι αυτό είναι που θέλετε να διαγράψετε.
Πατήστε F4 ή το εικονίδιο της γραμμής εργαλείων ή Δεξί κλικ και Διαγραφή.
Πατήστε Ναι στο μήνυμα επιβεβαίωσης διαγραφής.
Πατήστε το κουμπί Καταχώρηση ώστε να καταχωρηθούν οι αλλαγές στον πίνακα συνημμένων του λογιστικού άρθρου.
Tips
Σε ένα λογιστικό άρθρο μπορούν να επισυναφθούν ένα ή περισσότερα αρχεία.
Τα συνημμένα σ' ένα λογιστικό άρθρο μπορεί να είναι διαφορετικού τύπου.
Οι επισυνάψεις αρχείων μπορούν να γίνουν σε διαφορετικές χρονικές στιγμές από την καταχώρηση του λογιστικού άρθρου.
Για να είναι εφικτή η προβολή των συνημμένων μέσα από την εφαρμογή απαιτείται να έχει εγκατασταθεί στον υπολογιστή του κάθε χειριστή η εφαρμογή που ανοίγει το κάθε τύπο συνημμένου.
Υπάρχει δυνατότητα δημιουργίας αντιγράφου του συνημμένου στη βάση δεδομένων, ώστε σε περίπτωση που χαθεί το πρωτότυπο η προβολή να γίνεται από το αντίγραφο. Αν το πρωτότυπο τροποποιηθεί αλλά παραμείνει στη θέση που βρισκόταν (Path) όταν έγινε η επισύναψη τότε στην προβολή του μέσα από την εφαρμογή mbData θα εμφανίζονται και οι αλλαγές (Dynamic link). Αν το συνημμένο διαγραφεί από τη θέση που βρισκόταν (Path) κατά την επισύναψη θα εμφανίζεται όπως ήταν κατά τον χρόνο της επισύναψης (Static link).
Κατά τη διαγραφή του Λογιστικού άρθρου δεν διαγράφονται τα συνημμένα. Αυτό γίνεται κατά την αναδιοργάνωση της βάσης δεδομένων (Rebuild), οπότε μαζί την οριστική διαγραφή των λογιστικών άρθρων διαγράφονται και τα συνημμένα τους.
Αν μετά από αλλαγές στον πίνακα συνημμένων δεν πατήσετε το κουμπί Καταχώρηση οι αλλαγές θα χαθούν χωρίς προειδοποίηση.
.
από την γραμμή εργαλείων ή Δεξί κλικ και Προσθήκη. Θα εμφανιστεί η παρακάτω οθόνη:
της γραμμής εργαλείων ή Δεξί κλικ και Διαγραφή.