Με το πρόγραμμα των παραγγελιών μπορείτε να λάβετε παραγγελίες από πελάτες σας ή να στείλετε παραγγελίες σε προμηθευτές σας. Μπορείτε ακόμη να δώσετε προσφορές στους πελάτες σας. Τις παραγγελίες αυτές μπορείτε αργότερα να τις «τιμολογήσετε» με τις τιμές και τις ποσότητες που έχετε συμφωνήσει με τον πελάτη ή τον προμηθευτή ανάλογα με το είδος της παραγγελίας.
Η καταχώρηση μιας παραγγελίας γίνεται σε δύο φάσεις:
Φάση 1: Εισαγωγή βασικών στοιχείων και αναλυτικών γραμμών παραγγελίας
Μπορείτε να καταχωρήσετε μια παραγγελία Κινήσεις -> Παραγγελίες – Προσφορές από το Βασικό menu της εφαρμογής ή να πατήσετε το εικονίδιο της γραμμής εργαλείων της εφαρμογής. Κάνοντας αυτήν την επιλογή θα εμφανιστεί αμέσως η παρακάτω οθόνη:
Επιλέξτε μια ενέργεια παραγγελίας από την πτυσσόμενη λίστα:
Δημιουργία νέας παραγγελίας πώλησης
Με αυτή την επιλογή μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα παραγγελία πωλήσεων
Δημιουργία νέας παραγγελίας αγοράς
Με αυτή την επιλογή μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα παραγγελία αγορών
Δημιουργία νέας προσφοράς
Με αυτή την επιλογή μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα προσφορά προς πελάτες
Διόρθωση παραγγελίας πώλησης
Με αυτή την επιλογή μπορείτε να διορθώσετε μια παραγγελία πωλήσεων που έχετε ήδη καταχωρήσει
Διόρθωση παραγγελίας αγοράς
Με αυτή την επιλογή μπορείτε να διορθώσετε μια παραγγελία αγορών που έχετε ήδη καταχωρήσει
Διόρθωση Προσφοράς
Με αυτή την επιλογή μπορείτε να διορθώσετε μια προσφορά που έχετε ήδη καταχωρίσει
Κωδικός συναλλασσόμενου
Συμπληρώστε τον κωδικό του συναλλασσομένου για την παραγγελία που πρόκειται να καταχωρήσετε. Για παραγγελίες πωλήσεων ή προσφορές συναλλασσόμενοι είναι οι Πελάτες ενώ για παραγγελίες αγορών οι Προμηθευτές. Για να αναζητήσετε ένα συναλλασσόμενο αφήστε το πεδίο κενό και πατήστε Enter. Για περισσότερες λεπτομέρειες για τον τρόπο αναζήτησης συναλλασσομένων επισκεφθείτε τις ενότητες: Αναζήτηση πελάτη και Αναζήτηση προμηθευτή.
Αριθμός παραγγελίας
Ο αριθμός παραγγελίας είναι διαθέσιμος μόνο για διορθώσεις παραγγελιών – προσφορών. Σε ενέργειες δημιουργίας το πεδίο είναι κλειδωμένο και περιέχει τον αμέσως επόμενο αριθμό παραγγελίας. Για αναζήτηση παραγγελίας προς διόρθωση αφήστε το πεδίο κενό και πατήστε Enter. Από τον επιλογέα παραγγελιών επιλέξτε την παραγγελία που θέλετε να διορθώσετε και πατήστε Enter ή Διπλό κλικ.
Ημερομηνία
Συμπληρώστε στο πεδίο αυτό την ημερομηνία καταχώρησης της παραγγελίας. Το σύστημα εξ ορισμού προτείνει την τρέχουσα ημερομηνία, η οποία είναι αυτή με την οποία έκανε Login ο χρήστης στην εφαρμογή (Login date) και όχι η ημερομηνία του Λειτουργικού συστήματος (Operating system date). Η ημερομηνία παραγγελίας θα πρέπει να είναι μέσα στην τρέχουσα χρήση (Έτος ημερομηνίας Login).
Νόμισμα
Επιλέξτε από την πτυσσόμενη λίστα τον κωδικό νομίσματος της παραγγελίας. Η προτεινόμενη τιμή για το πεδίο αυτό είναι το νόμισμα βιβλίων.
Αναλυτικές γραμμές
Επεξήγηση πεδίων αναλυτικών γραμμών παραγγελίας
Κωδικός
Στο πεδίο αυτό δώστε τον κωδικό του στοιχείου του τιμοκαταλόγου που θέλετε να εισάγετε στην παραγγελία. Μόνο υλικά στοιχεία του Τιμοκαταλόγου (Εμπορεύματα, Προϊόντα κλπ) είναι διαθέσιμα για εισαγωγή στις παραγγελίες. Αν γνωρίζετε τον κωδικό του είδους πληκτρολογήστε τον απ’ ευθείας στο πεδίο, διαφορετικά αφήστε τον κενό (μηδέν) και πατήστε Enter, προκειμένου να αναζητήσετε και να επιλέξετε το είδος που θέλετε να εισάγετε στην παραγγελία. Εκτός από τον βασικό κωδικό μπορείτε να σκανάρετε το barcode του είδους αν είναι διαθέσιμο ή να πληκτρολογήσετε τα αρχικά γράμματα της περιγραφής του είδους (Π.χ. PRINTER OKI). Στην τελευταία περίπτωση θα ανοίξει ο Browser επιλογής στοιχείων τιμοκαταλόγου ταξινομημένος κατά αλφαβητική σειρά περιγραφής είδους και τοποθετημένος στο είδος, όπου τα αρχικά γράμματα της περιγραφής του ταιριάζουν με τα στοιχεία που πληκτρολογήσατε. Για περισσότερες λεπτομέρειες πάνω στην αναζήτηση ειδών ανατρέξτε στην παράγραφο Αναζήτηση στοιχείων τιμοκαταλόγου.
Περιγραφή
Στο πεδίο αυτό καταχωρείται αυτόματα η περιγραφή του κωδικού τιμοκαταλόγου που έχει εισαχθεί. Η περιγραφή αυτή δεν μπορεί να τροποποιηθεί από τον χρήστη (Protected).
Ποσότητα
Στο πεδίο αυτό συμπληρώστε την ποσότητα του είδους που παραγγέλνεται. Προτεινόμενη τιμή από το σύστημα για το πεδίο αυτό μια μονάδα (1).
Τιμή σε Ξ/Ν
Στο πεδίο αυτό συμπληρώστε την τιμή του στοιχείου τιμοκαταλόγου που έχετε εισάγει. Η τιμή θα πρέπει να είναι στο νόμισμα που έχετε δηλώσει στην κεφαλίδα της παραγγελίας. Η προτεινόμενη τιμή από το σύστημα εξαρτάται από το είδος της παραγγελίας. Σε παραγγελίες πωλήσεων ή προσφορές η προτεινόμενη τιμή είναι η τιμή χονδρικής πώλησης του Τιμοκαταλόγου ενώ για παραγγελίες αγορών είναι η Τελευταία τιμή αγοράς.
% Έκπτωση
Συμπληρώστε στο πεδίο αυτό το ποσοστό έκπτωσης που παρέχετε στους πελάτες σας ή σας παρέχει συνήθως ο προμηθευτής.
% ΦΠΑ
Στο πεδίο αυτό συμπληρώνεται αυτόματα το ποσοστό ΦΠΑ της γραμμής. Αν πρόκειται για παραγγελία πώλησης ή προσφορά τότε συμπληρώνεται με το ποσοστό ΦΠΑ ανάλογα με την κατηγορία ΦΠΑ του Πελάτη σε σχέση με το είδος. Αν πρόκειται για παραγγελία αγοράς συμπληρώνεται με το ποσοστό ΦΠΑ στο οποίο υπόκειται η επιχείρηση πάλι σε σχέση με το είδος. Σε περίπτωση παραγγελίας προς προμηθευτή εξωτερικού το ποσοστό ΦΠΑ είναι μηδέν.
Καθαρή Αξία
Το πεδίο της καθαρής αξίας υπολογίζεται αυτόματα μετά από τη συμπλήρωση όλων των πεδίων της γραμμής.
Αξία ΦΠΑ
Η αξία ΦΠΑ υπολογίζεται αυτόματα μετά από τη συμπλήρωση όλων των πεδίων της γραμμής.
Συνολική Αξία
Η Συνολική αξία της γραμμής (Καθαρή αξία + Αξία ΦΠΑ) υπολογίζεται αυτόματα μετά από τη συμπλήρωση όλων των πεδίων της γραμμής.
Φάση 2: Ολοκλήρωση καταχώρησης παραγγελίας
Μετά την καταχώρηση όλων των αναλυτικών γραμμών της παραγγελίας πατήστε F10 ή το εικονίδιο της γραμμής εργαλείων για να ολοκληρώσετε την καταχώρηση. Μετά απ’ αυτήν την ενέργεια θα εμφανιστεί η τελική οθόνη, στην οποία θα πρέπει να συμπληρώσετε τα ζητούμενα στοιχεία:
Επιλέξτε από την πτυσσόμενη λίστα τον εκτυπωτή που θέλετε να εκτυπωθεί η παραγγελία. Αν δεν θέλετε να γίνει εκτύπωση επιλέξτε το συμβολικό όνομα εκτυπωτή NUL PRINTER. Στο πεδίο αυτό εμφανίζεται ως default εκτυπωτής αυτός που έχει δηλωθεί στην παράγραφο CMP.ORD στην μεταβλητή Prn.PrinterName των παραμέτρων συστήματος.
Προεπισκόπηση εκτύπωσης
Αν θέλετε να δείτε στην οθόνη την εκτύπωση πριν αυτή σταλεί στον εκτυπωτή σημειώστε (check) αυτό το πεδίο.
Τρόπος πληρωμής
Επιλέξτε από την πτυσσόμενη λίστα τον συμφωνημένο τρόπο πληρωμής (εξόφλησης) της παραγγελίας. Αρχική τιμή για το πεδίο αυτό δίνεται από την παράμετρο PayMethod της Section CMP.ORD των παραμέτρων συστήματος. Οι επεξηγήσεις των τρόπων πληρωμής είναι καταχωρημένοι στους πίνακες συστήματος (Πίνακας 20).
Τρόπος λήψης
Επιλέξτε από την πτυσσόμενη λίστα τον τρόπο λήψης της παραγγελίας. Αρχική τιμή για το πεδίο αυτό δίνεται από την παράμετρο GetMethod της Section CMP.ORD των παραμέτρων συστήματος. Οι επεξηγήσεις των τρόπων λήψης παραγγελιών είναι καταχωρημένοι στους πίνακες συστήματος (Πίνακας 21)
Τρόπος αποστολής
Επιλέξτε από την πτυσσόμενη λίστα τον τρόπο αποστολής των εμπορευμάτων της παραγγελίας στον πελάτη ή τον τρόπο παραλαβής των εμπορευμάτων από τον προμηθευτή. Αρχική τιμή για το πεδίο αυτό δίνεται από την παράμετρο SendMethod της Section CMP.ORD των παραμέτρων συστήματος. Οι επεξηγήσεις των τρόπων αποστολής παραγγελιών είναι καταχωρημένοι στους πίνακες συστήματος (Πίνακας 22)
Ημέρες παράδοσης
Συμπληρώστε τον αριθμό ημερών παράδοσης που συμφωνήσατε με τον πελάτη ή τον προμηθευτή, ανάλογα με το είδος της παραγγελίας.
Γραμμές μηνύματος 1 - 3
Στις γραμμές μηνυμάτων (1-3) συμπληρώστε κάποια σχόλια που αφορούν τους όρους που συμφωνήθηκαν μεταξύ της επιχείρησης και των αντισυμβαλλόμενων.
Μετά την συμπλήρωση των παραπάνω πεδίων πατήστε:
Ok για να καταχωρήσετε την παραγγελία ή την προσφορά
Άκυρο για να ακυρώσετε την διαδικασία και να επιστρέψετε στις αναλυτικές γραμμές της παραγγελίας.
Tips
Οι παραγγελίες μπορεί να αναφέρονται είτε σε αγορές (Προμηθευτές) είτε σε πωλήσεις (Πελάτες).
Οι προσφορές αναφέρονται μόνο σε πελάτες.
Ο αριθμός παραγγελίας είναι ενιαίος για όλες τις παραγγελίες και προσφορές και ξεκινά από το 1 στην αρχή κάθε χρήσης.
Ο αριθμός παραγγελίας είναι ένας σύνθετος αριθμός της μορφής 888.AAAAAA-X, όπου 888 είναι μια σταθερά, ΑΑΑΑΑΑ είναι ένας αύξων αριθμός που ξεκινά από το 1 με την αλλαγή κάθε χρήσης και Χ είναι ψηφίο ελέγχου (Check digit MOD10 Algorithm). Ο αριθμός αυτός τυπώνεται σε όλες τις παραγγελίες σε μορφή barcode και μπορεί να διαβαστεί απ’ οποιοδήποτε barcode scanner ώστε να διευκολύνεται η διαδικασία της τιμολόγησης.
Μπορεί να γίνει τμηματική εκτέλεση της παραγγελίας. Όσα είδη δεν τιμολογηθούν κρατιούνται back-order και μπορούν να τιμολογηθούν σε μεταγενέστερο χρόνο. Οι γραμμές μιας παραγγελίας που έχουν τιμολογηθεί εμφανίζονται σημειωμένες (Checked).
Διαγράφοντας μια παραγγελία διαγράφονται μόνο οι γραμμές που δεν έχουν τιμολογηθεί. Δες διαγραφή παραγγελίας.
της γραμμής εργαλείων της εφαρμογής. Κάνοντας αυτήν την επιλογή θα εμφανιστεί αμέσως η παρακάτω οθόνη:
της γραμμής εργαλείων για να ολοκληρώσετε την καταχώρηση. Μετά απ’ αυτήν την ενέργεια θα εμφανιστεί η τελική οθόνη, στην οποία θα πρέπει να συμπληρώσετε τα ζητούμενα στοιχεία: